freee

1日でスマホだけで個人事業主(副業含む)の確定申告を99%終わらせる方法

更新日:

freeeを利用した確定申告方法を紹介します。

※この説明は今年まだ何も手をつけていない人、消費税免税事業者向けに書いています。

1日でスマホだけで個人事業主の確定申告を99%終わらせる方法

確定申告ってめんどうですよねー。
経理の私でも面倒と思いますから。
でも今はクラウドの確定申告サービスが非常に便利なので、スマホだけでほぼ確定申告を完結させることが可能になっています。
いい時代ですねー。
しかもありがたいことに「楽」なんです。

ちなみにタイトルで99%と書いているのは最後の申告書の提出部分が残っているためです。
1%(提出方法)については、申告可能時期(例年は2月16日)になったら紹介する予定です。

利用するもの

・freee
・スマホ
・領収書
・銀行やクレジットカードなどのWEBサービス

freeeとは

freeeとはクラウドの確定申告書作成サービスで、2018/03現在で利用事業所数は100万を突破し、急成長を続けています。

freee100

銀行等他社のWEBサービスと連携することでデータを取り込むことで、日々の入出金の登録を行うことができます。
確定申告に必要な帳簿書類が自動で作られ、確定申告書を簡単に作成できます。

クラウドであるメリットはそれだけではありません。
インストールする手間がなく、ネット上で申し込みしてすぐ利用可能です。

freeeが他のクラウド確定申告サービスと比べて優れている点

・スマホ上での操作でほぼ完結できる

・freeeの操作画面上から電子申告できる

今回はどのようにすればスマホのみで処理できるかを紹介します。
※電子申告については今回説明していません。(申告時期になったら紹介しようと思ってます)

freeeの利用登録

プランは「1ヶ月お試し」「スターター」「スタンダード」の3つが用意されています。

スタンダートプラン

1ヶ月お試しプラン

おすすめは「スタンダート」です。
他のプランだと色々な機能制限されており、その中でもスマホで写真を撮影してアップロードして登録するファイルボックスの機能が制限されているからです。
それでもという方は後からでもプランは変更できますので、「1ヶ月お試し」から始めてもいいかなと思います。

変更方法はメニューから「有料プランに登録する」で変更できます。

開始残高を設定する

まずは開始残高を設定しましょう。
個人事業の場合、12月31日で締めて確定申告を行うわけですが、その時にまず合わせるのが銀行の通帳残高です。
銀行の通帳残高とfreeeの銀行残高がズレている場合、freeeの銀行残高が間違っていますので、未登録データがあるということです。
ただ開始残高がズレていた場合、どう頑張っても一致はしませんので、開始残高の設定はとても重要です。

iphoneの場合
メニューから「開始残高の設定」をタップ。

Androidの場合
スマホアプリではできないので、アプリからブラウザ版で設定します。

メニューから「ブラウザ版のfreeeを開く」をタップ。

ブラウザ版が開きますので、「設定」→「開始残高」を選択します。

事業を始めた1年目の場合

事業を始めた時点でのお金や資産の残高です。

まったくの0から事業をスタートさせた場合、事業を開始した日の事業に利用する銀行の通帳残高をそのまま銀行残高に設定します。
すると元入金に同額が設定されますので、これで完了です。

事業開始よりも前にかかった費用がある場合(消耗品の購入や広告宣伝費など)、「開業費」として設定することができます。

開業費のfreeeでの入力・処理方法

事業に車両などの個人資産を提供した場合には、固定資産に載せることができます。

2年目以降の場合

去年確定申告で作成した貸借対照表の金額をそのまま入力すればOKです。

口座を登録する

次に口座を登録しましょう。

個人事業主の場合、事業用とプライベート用を分けず同一口座で利用している人も少なくありません。

事業専用口座の方が処理は楽です。
理由は簡単で、プライベートの入出金を「事業主借」「事業主貸」で登録するという余計な処理を行うが必要があるからです。
ただfreeeを利用すればそこまで大変ではありません。(面倒ですけど)

分けることのメリットは「freeeのAI」が働きやすい環境を作れるということです。

freeeは外部から取り込んだデータから自動で勘定科目を提案(推測)してくれるという機能があります。
例えば、「スイドウダイ」とデータに記載されている場合は「水道光熱費」といった具合です。

しかしAIでも難しいのが入出金データが「事業目的」か「プライベート目的」かの判定です。

クレジットカード利用で考えてみます。
例えば「〇〇イザカヤ」といったデータが取り込まれた場合の勘定科目を考えてみましょう。
事業目的であれば「交際費」となりますが、プライベート目的であれば「事業主貸」となります。

もし取り込まれるデータが事業目的のみであれば、AIが判定した「交際費」をそのまま登録すればいいわけで非常に楽です。

でも今すぐ事業専用口座を用意するのも難しいし大変ですから、この記事ではどっちでも大丈夫な説明をしています。

ちなみにおすすめの銀行口座はジャパンネット銀行です。

ジャパンネット銀行がおすすめな理由

◎freee上でジャパンネット銀行から振込依頼が可能!

◎簡単に振込専用口座番号が設定できる!
入金確認・消し込み処理まで自動化が可能に!

◎最短で翌営業日に借り入れ!
来店不要で申込み可能!
金利は1.45〜13.75%(2018/12/13現在)

口座登録の例
とりあえず「銀行」と「クレジットカード」を連携させましょう。
注意点というほどでもありませんが、ここで連携するのは「事業に利用しているもの」のみです。

自分が事業で利用している銀行口座を検索して選択します。

「住信SBIネット銀行」を選択すると、このようなログイン画面に移りますので、ログインします。

説明に従って同期が完成すると銀行の残高が反映されます。


その他の連携可能なサービス
ネット通販:「Amazon」「楽天市場」「ASKUL」…他
電子マネー:「nanaco」「モバイルSuica」…他
POSシステム:「Airレジ」「Square」…他
クラウド請求書:「misoca」…他

連携できるサービスがあるととりあえず連携したくなると思いますが。まずは「銀行口座」と「クレジットカード」の2つにしておきましょう。
慣れてきたら、その他のサービスも連携して処理していくのがいいかなと思います。

自動で経理での取引登録

ホーム画面での「自動で経理」をタップします。

このようなスワイプ機能の説明が表示されます。

このスワイプ登録を利用した時は「freeeすごい!」と思いましたね。
電車で立っているときでもスイスイっと片手で登録ができるわけです。

左にスワイプするとプライベート資金、つまり「事業主借・貸」として登録されます。
右にスワイプすると取引登録、つまり「事業利用取引」として登録されます。

勘定科目の選択で理解しておく点

freeeは外部から取り込んだデータから自動で勘定科目を提案(推測)してくれるという機能があると説明しました。

ちなみに推測には2種類あります。
最初からfreeeのAIが内容から判断してくれるケース
一度登録した履歴から判断してくれるケース

これに対象にならなかったデータは勘定科目の推測をしてくれませんので、自分で勘定科目を設定する必要があります。
ただ選択肢から選べばいいので、そんなに難しくありません。

左上の区分が「収入」か「支出」で、勘定科目をタップすると表示される勘定科目一覧は異なります。

入金の場合、左上に「収入」と表示され、それに見合う勘定科目が表示されます。

出金の場合、左上に「支出」と表示され、それに見合う勘定科目が表示されます。

勘定科目の誤りはそこまで気にしなくて大丈夫

税金の計算に影響がある場合は注意が必要ですが、個人事業主の場合ほぼ気にしなくいいからです。

例えば得意先と飲食した場合、勘定科目は「交際費」となります。
法人の場合、「交際費」は年間の上限金額が決まっていたり、50%までといった制限がありますが、個人事業主の場合はその制限がないからです。

重要なのは売上に貢献する支出であるかどうかです。

ですので、交際費という勘定科目は間違っても、「どこの会社」の「誰」と飲食したのかはきちんと記録しておく必要があります。

他の支出についても同じで、どのような目的で利用したのか記録をしておき、もし税務署に指摘を受けた場合に、きちんと説明できるようにしておくことが何よりも重要です。

プライベート収入・支出

事業専用口座の方が経理処理をした方が楽と書きました。
しかし実際のところ個人事業とプライベートのお金をきちんと分けて管理するというのは非常に手間です。

ですので、プライベートな入出金として処理すると覚えましょう。

どちらも左にスワイプするだけです。

収入
支出

プライベートの収入は「事業主借」、支出は「事業主貸」という勘定科目で処理されます。

事業主借とは

事業をしている自分がプライベートの自分からお金を借りた場合に利用する勘定科目です。
事業用の資金が不足し、プライベート口座からお金を移した場合、「事業主借」として処理します。

また借りたと書きましたが、プライベートのお金で個人事業の支払いをした場合も「事業主借」になります。

事業主貸とは

逆に事業をしている自分がプライベートの自分へお金を貸した場合に利用する勘定科目です。

プライベートの口座へ事業用のお金を移した場合、「事業主貸」として処理します。
また貸したと書きましたが、個人事業のお金でプライベートの支払いをした場合も「事業主貸」になります。

事業主借と事業主貸は最終的にどうするの?

翌年度の1月1日から帳簿を付ける際は、「事業主貸」と「事業主借」を相殺した差額を、「元入金」に反映させます。
「事業主貸」の方が多かった場合は「元入金」を差額分減らし、「事業主借」の方が多かった場合は「元入金」を差額分増やします。

なんか面倒くさそうと思うかもしれませんが、freeeは自動でやってくれますので何もしなくて大丈夫です。

資金移動(現金預金の入金・出金)

現預金が移動した場合、どのような処理をするかの説明をしましょう。

資金移動のパターンは以下の4つです。

1.登録口座↔現金
2.登録口座↔未登録口座
3.登録口座↔登録口座
4.未登録口座↔現金

こんなにパターンがあったら覚えるの大変そうと思うかもしれませんが、覚えることは2つです。

しかも1つ目覚えることは、4の場合は「登録をしない」ということです。
つまり何もしなくていいので忘れてしまって大丈夫です。

1〜3の場合は「プライベート収入・支出」で処理するとだけ覚えましょう。

読まなくて大丈夫な簿記の知識がある人向けの説明ですので、読み飛ばして大丈夫です。

それぞれの資金移動がどのように登録されるのかを見てみましょう。

1.登録口座↔現金
一回の資金移動で1データが発生する
登録口座→現金   事業主貸 100 |銀行   100
現金→登録口座   銀行   100 |事業主借 100

2.登録口座↔未登録口座
一回の資金移動で1データが発生する
登録口座→未登録口座   事業主貸 100 | 銀行  100
未登録口座→登録口座   銀行   100 | 事業主借 100

3.登録口座↔登録口座
一回の資金移動で2データが発生する(それぞれの口座からデータが取得されるため)
事業主貸 100 | 銀行   100
銀行   100 | 事業主借 100

どの仕訳を見ても同じであることがわかります。
「事業主貸」「事業主借」は最終的に相殺されて消えますので、資金移動の際にはとりあえず「プライベート収入・支出」で処理をしておけばいいわけです。

クレジットカード利用の精算時の処理

クレジットカードで支払いをした場合、後日銀行口座から引き落としされます。

「取引に登録」で処理するとだけ覚えましょう。

事業利用とプライベート利用が混在している場合でも、この処理方法でOKです。

ここの下は簿記知識がある人向けに書いてますので飛ばしても大丈夫です。

●クレジットカードで支払った際の仕訳
・事業目的で利用した場合
◯◯費  *** / ◯◯カード
・プライベートで利用した場合
事業主貸 *** / ◯◯カード

●クレジットカード利用分が口座から引き落としされた際の仕訳
・「取引の登録」で処理した場合
◯◯カード ***/ ◯◯銀行

このようになり、事業目的で利用した場合もプライベートで利用した場合も○○カード(未払金)となり、引き落としされた際には、銀行と振替えされて未払い残高がなくなります。

事業のための入金・出金

「取引に登録」で処理するとだけ覚えましょう。

どちらも右にスワイプします。

収入
支出

売上での簡易的処理

とりあえず3月〜12月まで売上入金については、入金日で売上登録をしましょう。
本来の売上を登録する日は、会計基準に従う必要があります。
基本的な会計基準は、商品提供や役務提供したタイミングです。
掛け取引の場合、12月に提供していても実際にお金を貰えるのが1月(翌月)や2月(翌々月)となるのが通常です。

ですので、1、2月に入金されたお金については前期請求分(売上計上済)の可能性があります。
逆に3〜12月の入金分は今期の請求分として登録してしまっていいと判断して問題ないだろうと考えての処理です。

つまり同一年度内で売上と入金が完結する場合は、入金のタイミングで売上処理してしまうという考え方です。

この方法で行う場合、以下の2つ期間については注意が必要です。
1,2月入金分
「去年請求分」なのか、「今年請求分」なのかです。
「去年請求分」であれば去年の確定申告時に残高があるはずですので、売上で登録せず売掛金として処理します。
「今年請求分」であれば上記と同じように売上日で売上登録しましょう。
11,12月請求分
来年入金される分は、きちんと売上の登録をする必要があります。
今年中に入金される場合は上記と同じように売上日で売上登録しましょう。

※お金を予めもらって仕事を請け負った場合には、「前受金」として登録します。

費用支での簡易的処理

売上入金でも説明しましたが、費用を登録する日にちは、商品提供や役務提供を受けたタイミングです。
つまりいつお金を支払ったかではないということです。

クレジットカードによる支払いで説明するとわかりやすいかと思います。
「モノを購入して」クレジットカードで支払った場合、後日一括で銀行から引き落としされます。

費用として登録するのは「モノを購入した」タイミングですので、引き落とされたタイミングでは「未払金」や「買掛金」で処理します。

ということを踏まえて費用についても売上と同じように、同一年度内で費用と支払いが完結する場合は、支払いのタイミングで費用処理してしまうという考え方です。

この方法で行う場合、以下の2つ期間については注意が必要です。
1,2月支払分
「去年請求された分」なのか、「今年請求された分」なのかです。
「去年請求された分」であれば去年の確定申告書に残高があるはずですので、費用で登録せず未払金もしくは買掛金として処理します。
「今年請求された分」であれば上記と同じように支払日で費用登録しましょう。
来年の1,2月支払い予定分
「来年支払う」場合は、きちんと費用の登録をする必要があります。
「今年中に支払う」場合は、支払い日で費用登録しましょう。

※お金を予め支払って仕事を依頼した場合には、「前払金」として登録します。

定期的に支払う費用について

「家賃」「電話代」「電気代」などの定期的に支払う費用は、支払ったタイミングで費用する処理でも認められています。
どの費用も毎月1回、年間で12回で支払っている場合、支払ったタイミングで費用処理することも認められています。
注意点はずっとその方法を続けなければならないという点です。
つまり今年度は11ヶ月分、別の年度では13ヶ月分が費用処理するようなことは認められないということです。

家事按分(事業/プライベート両方で利用している場合)

個人事業主の場合、家賃やネット利用料などをプライベート・事業の両方で利用している人は多いです。
その場合、一部を事業用の費用として処理することが可能です。

例えば家賃100,000円のうち、1部屋分を事業用として利用しているとして、面積割で計算した30%の30,000円を事業費用とするといった処理方法です。
freeeでは予め30%を事業用に按分すると設定しておけば、ボタンひとつで30%分を登録することができます。

iphoneではスマホだけでできますが、Androidではブラウザ版での操作も必要になります。

「自動で経理」で登録

先程の説明した家賃の一部を事業負担にするための設定を説明します。
前提として事業用の口座で自宅の家賃を支払っている状態です。

勘定科目をタップします。

「地代家賃」を選択します。

勘定科目が「地代家賃」で登録されました。

事業按分比率を設定する

iphoneの場合

メニューから「設定」→「家事按分」を選択します。

以下は按分登録と同じになります。

Androidの場合

メニューから「設定」→「家事按分」を選択します。

ブラウザ版のfreeeのログイン画面になりますので、IDとパスワードを入力してログインすると、家事按分のメニューが開きます。

「新しい家事按分を登録」から登録

「勘定科目」を選択します。

今回は「地代家賃」を選択しました。

事業利用比率を「30%」として保存します。

地代家賃が30%事業利用として按分される設定ができました。

あとは再計算を押せば、30%按分計算されます。
ただ按分している費用が全て登録されてから行ったほうがいいので、再計算ボタンを押す説明は後でします。

固定資産

固定資産とは原則10万円以上(※特例で30万円未満)で1年以上使用する資産を指します。
※青色申告事業者である必要があります。30万円未満の取得を一括で経費とする場合、「少額償却」とします。(年間300万円まで)

固定資産は、利用実態に合わせ一定期間に渡って経費(減価償却費)にします。

減価償却費を計算するためには固定資産台帳への登録が必要なります。
本来は購入時に登録するのが望ましいですが、今回の説明では確定申告書を作成する際に登録します。

固定資産を支出があったら「固定資産の購入」から適した勘定科目を選択して登録します。

この段階では固定資産として記録されるだけで、減価償却費の計算はされません。
のちほど説明します。

銀行残高の一致しているか確認する

銀行口座の残高は一致している前提での説明になります。
銀行の入出金履歴は必ずわかるので、不明な利用は生じないため、銀行の実残高とfreeeの銀行残高を一致させることができます。
もしこの時点で預金残高が一致していない場合の考えられる原因は、「開始残高の誤り」「未登録のデータがある」の2つです。

ホームに戻ってこのメッセージが表示されている場合は、未登録のデータがある状態ですので登録をしましょう。

これで銀行やクレジットカード利用の登録は全て完了しました。
次に現金払いやICカード利用の登録を説明を行います。

領収書の登録

まず領収書を整理しましょう。
現金で支払っても、クレジットカードで支払っても領収書は発行されます。

さきほど説明したようにクレジットカード利用で取り込めるデータは過去3ヶ月のものが多いため、それ以前のものはこちらで処理します。

その際に登録済みの分について登録してしまうと、二重で登録されてしまいますので、きちんと確認してください。

freeeのOCR機能を利用する

iphoneでは撮影した領収書をOCR機能で文字起こしをしてくれる機能があります。
ただ私はiphoneユーザーでないので利用したことがありませんので、イメージ動画と説明サイトを紹介します。

【iOS】レシート類をスマホのカメラで取り込む

ちなみにパソコンを利用する場合のアップロードの方法やOCRの機能についてはこちらで説明しています。

・freeeのファイルボックスへ領収書をアップする方法

・freeeのファイルボックスを活用すれば領収書の取引登録はとっても楽になる

「Dr経費精算」を利用する

※こちらはパソコンがないとできませんが、精度が高くおすすめなので紹介します。

「Dr経費精算」とは「クラウド経費精算アプリ」です。

主な特徴は2つ。
「領収書の手入力によるデータ化」
「経路検索を備えた交通費データの作成」

利用料は月額980円〜とかかりますが、最初の15日間は無料で利用することができます。
Dr経費精算

領収書を撮影してアップする

やることは簡単で、領収書をひたすら写真撮影してアップロードするだけです。
あとはデータ化されたデータをfreeeに取り込めばOKです。

詳しくはこちらのマニュアルで確認してください。
Dr.経費精算のデータを取り込む

交通費の登録

まとめてやるのが一番向かないのが交通費の登録です。
領収書もありませんし、金額を確認するもの面倒だからです。

suicaなどのICカードにも履歴は20件分しか残りません。
そこで自分のスケジュール帳や、これまでfreeeに入力した経費等の履歴を使って思い出していきましょう。

どこに行ったのかがわかれば、Dr経費精算の交通費かんたん入力で経路を検索して出てきた金額を使って登録をすればOKです。
例えばセミナーに参加したのであれば、セミナー参加日と交通費の登録日は一致します。

このようにどのような目的で交通費が発生したのかきちんとわかるように記録しておきましょう。
当たり前ですが、交通費が経費として認められるのは、事業のためであるかどうかです。

領収書がないからといって、売上に見合わないたくさんの交通費が申告書に記載されていたら怪しまれます。
ちゃんと説明できるようにしておきましょう。

交通費かんたん入力

按分計算を行う

すでに「地代家賃」で登録している金額が合計金額に反映されます。
「再計算」ボタンをクリックします。

71,000に30%を掛けた金額21,300が事業利用分として処理されます。

知らなくても問題ないですが、どのような処理がされているのか確認してみましょう。
プライベート分を事業口座が支払っているので、71,000円のうち70%である49,700円を「事業主貸」として登録されました。

12月にプライベート利用金額分を減少させる登録がされているのがわかります。

確定申告作成の処理を行う

これまでの処理で85%くらいの処理は終わりました。

ここからの処理はメニュー「確定申告」から行います。

ここからはfreeeの作成フローに従って処理をしていけば問題なくできます。

全体的な作成フロー

収支内の処理フロー

ただいくつかのポイントがありますので、ちょっと説明しておきましょう。

ここから説明は「収支」の中にあるメニューで行います。

減価償却費の計算を行う

10万円以上(※特例で30万円未満)は固定資産となり、一定期間に渡って費用にすると書きました。
その費用のことを「減価償却費」と言います。

建物・車両やソフトウエアなど固定資産に種類によって計算方法が異なりますので、手作業で行うのは大変です。
freeeの機能にある固定資産台帳の機能を使えば、登録した固定資産の減価償却費を自動的に一括で計算してくれます。

「固定資産台帳に登録」を選択します。
※台帳に登録するので、勘定科目「工具器具備品」、取引金額「200,000円」を覚えておきましょう。

「固定資産の登録」をクリックします。

【個人】固定資産を登録する(固定資産台帳)

必要事項を入力し「保存」をすれば、自動的に減価償却費は帳簿に反映されます。

現金残高の一致させる

結論としてfreeeの現金残高を0円にすればOKです。
つまり財布に入っているお金は全てプライベート用のお金という状態なります。

マイナスになっていればプラスの処理を、残金がある場合はマイナスの処理を行います。

どのように処理するか説明しましょう。

freee現金残高がマイナスの場合

freeeでは現金残高がマイナスになっている場合、このようなメッセージが表示されますので、「振替伝票へ」というメニューをタップします。

勘定科目と差額が自動で記載された振替伝票が開きますので「保存」します。

これで現金残高は0円になります。

freee現金残高がプラスの場合

freee現金残高がプラスの状態はおかしくないので、先程のようなメッセージは表示されません。
ではfreeeの現金残高と財布の実残高は一致しているかというと、事業用とプライベート用が混ざり合っている状態で一致していない場合がほとんどでしょう。

そこでfreeeの現金残高を0円にして、お財布にある現金は全てプライベート用となる処理をします。

ホーム画面の右下部にある+ボタンをタップします。

「取引の登録」をタップします。

左上を「支出」、勘定科目を「事業主貸」、金額を「freeeの現金残高」を入力して登録します。

あとはfreeeに従って入力していけば確定申告書は完成します。
お疲れ様でしたー

とりあえず納付税額がどれくらいになるかを確認しましょう。
そして多いようであれば、節税対策を考えましょう。

節税についてこちらの記事で書きました。
年度末にできる節税とは?納期交渉・経費前倒し・ふるさと納税

まとめ

理想的には月に1回、週に1回に処理をすることが望ましいです。
でもめんどくさいんですよねー
本業経理の私でもめんどうですから!

そこでスマホなのです。
普段の作業はスキマ時間にスマホで処理しましょう。

そして月に1回パソコンでレポート機能で業績を確認して、数字を確認しましょう。
「将来的に事業を大きくしていきたい」
「節税をしたい」

経理作業はお金を生まないといいますが、分析データにすることができればお金を生むためのヒントを提供してくれるのが「会計」です。

freeeさんからいただいたこちらの書籍も参考にさせていただきました。
より基礎的なことから書かれていて読みやすい内容になっています。

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