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GSuite

GSuiteで簡易グループウエアを構築する①-イメージと利用したい機能

更新日:

グループウエアイメージ図

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グループウエアとは

グループウエア(以下GW)とは、情報共有やコミュニケーションを目的とした組織管理ツールです。

主な機能としては・・・
・掲示板
・スケジュール共有
・ファイル共有
・会議室や備品の予約
・Todoやタスク
・チャット

サービスによってはその他にも、社内SNSやワークフロー、テレビ会議などを備えている場合はあります。

1ライセンス数百円といった料金プランになっており、ユーザーが増えるほどコストが上がります。
※中には月額固定や無料のものもあります。

私の会社の状態

私の会社には2つのグループウエア(以下A-GWとB-GW)を導入しています。

A-GWは社員と一部の契約社員で利用者約100名。
B-GWは一部門が契約社員含め利用者約200名。
また派遣部門があり、それらの社員は派遣先で勤務しておりグループウエアを利用していません。その人数約200名。

会社全体としてのグループウエアがないわけです。

そこでGSuiteを使ってグループウエアを構築ができないかというわけです。

それぞれの料金と役割は

A-GWは1名300円/月 インフォメーション、スケジュール共有、備品等予約管理、ファイル共有、リンク集
B-GWは1名800円/月 上記機能+案件管理+希望シフト収集

現状で約20万円近いコストがかかっています。
そこを200名を加わった場合、A-GWの料金で試算すると6万の費用が加算されることになります。

じゃあそこまでグループウエアを利用するかというと、まぁそんなことはないかなと。

ではどんな使い方ができればいいのか?

どんな利用使い方をしたいか

「会社からのインフォメーションを受け取る」
「色々が利用している外部サービスがまとめられている」
「不明な点があった場合の問い合わせはここからすればいい」

ざっくりとしたイメージはこんな感じ

つまり、利用者それぞれにアカウントを付与せず閲覧のみ可能。
問い合わせや申請等は各種アプリを通じて行ってもらう。

多くのグループウエアに兼ね備えている「スケジュール共有」「ファイル共有」「チャット」といった機能はなくてもいいという判断です。

フロント側

・インフォメーションの確認
・各種クラウドへのリンク
・マニュアル
・申請、問い合わせフォーム

バックヤード側

・インフォメーションの更新
・申請、問い合わせフォームからのデータ蓄積
・リマインダー付きチェックリスト

利用するアプリ
・サイト・・・柔軟なサイトが簡単に構築可能
・ドキュメント・・・マニュアル利用
・スライド・・・マニュアル利用
・フォーム・・・申請、問い合わせ窓口
・スプレッド・・・フォームから提出されたデータの蓄積
・Keep・・・リマインダー付きチェックリストとして活用
・カレンダー・・・Keepでリマインダー設定したものを共有

まとめ

GSuiteはとても機能がたくさんあります。
このように利用もできるという1つの提案です。

ではどのようにグループウエアを構築してみたのか、それぞれのアプリ説明もあわせて説明していこうかなと思います。

GSuiteで簡易グループウエアを構築する②-サイトの作成方法

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