GSuite

コメント機能・変更提案機能を利用すればGoogleスライドでのマニュアル運用が格段に効率化される

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マニュアルを活用する4つのポイント

1.作成する手間が少ない
2.探しやすい
3.更新する手間が少ない
4.閲覧者がすぐに問い合わせができる

Googleスライドを利用すれば、これらを解決することが可能です。

Googleスライドでマニュアル運用するポイント

  • スライドを誰でも閲覧可能な状態にする
  • 閲覧者はスライドに対してコメントすることが可能
  • 閲覧者はスライドに対して変更の提案をすることが可能
  • 管理者へコメント・変更提案されるとメール等で通知される
  • 管理者はコメント・変更提案に回答等する
  • 閲覧者は自分でスライドを確認しにいき、回答を確認する
  • 閲覧者は回答に納得したら「解決」ボタンを押す
  • コメントや変更提案は非表示になるが履歴一覧で確認可能

管理者側でのスライドの閲覧等設定を行う

Googleスライドの右上の「共有」ボタンをクリックします。

他のユーザーと共有のウィンドウが開きますので、右下の「詳細設定」をクリックします。

共有設定のウィンドウが開きます。
アクセスできるユーザーの公開部分を変更します。

リンクの共有ウィンドウが開きます。
上から2つ目「オン-リンクを知っている全員」にチェックを入れます。

アクセスできる人がコメント可に変更します。

全員がコメント可の状態に変わりました。

ユーザー社員側でマニュアルを閲覧

サイトに挿入したスライドの右上に表示される↗マークをクリックします。
※Googleサイトに貼り付けたスライドから閲覧する場合です。

スライドがフルサイズ表示されました。

下のメニューバーから「ねじマーク」をクリックし、「エディタを開く」をクリックします。

スライドへ移動しました。

左上の「+」ボタンにマウスを重ねると「コメントを追加」と表示されますので、
クリックします。

※URLから閲覧してもらうには、ここでリンクを取得できます。

投稿者が匿名となっているコメントを入力できる吹き出しが表示されます。

コメントを入力して「コメント」ボタンをクリック。
※ドキュメントと違い、部分を選択してコメントはできません。

コメントが登録されました。

管理者側でユーザー社員からのアクションに対応する

管理者側から見て匿名者の投稿はこのように見えます。

実際のテキストを「30%まで終了しています」と修正。
また返信の枠に回答を記入し「返信」ボタンを押します。

ユーザー社員側で確認する

ユーザー社員側ではこのように表示されます。
①解決ボタンを押すとコメントが非表示になります。
②コメント表示ボタンでコメント履歴を再確認することができます。

まとめ

個人では無料で利用できますが、法人であればGSuiteとして利用しましょう。
GSuiteを活用すればかなり業務の効率化を図ることが可能です。

GSuiteおすすめです。

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