GSuite

コメント機能・変更提案機能を利用すればGoogleドキュメントでのマニュアル運用が格段に効率化される

更新日:

スポンサーリンク

マニュアルを活用する4つのポイント

1.作成する手間が少ない
2.探しやすい
3.更新する手間が少ない
4.閲覧者がすぐに問い合わせができる

Googleドキュメントを利用すれば、これらを解決することが可能です。

Googleドキュメントでマニュアル運用するポイント

  • ドキュメントをリンクを知っている人であれば閲覧可能な状態にする
  • 閲覧者はドキュメントに対してコメントすることが可能
  • 閲覧者はドキュメントに対して変更の提案をすることが可能
  • 管理者へコメント・変更提案されるとメール等で通知される
  • 管理者はコメント・変更提案に回答等する
  • 閲覧者は自分でドキュメントを確認しにいき、回答を確認する
  • 閲覧者は回答に納得したら「解決」ボタンを押す
  • コメントや変更提案は非表示になるが履歴一覧で確認可能

管理者側でのドキュメントの閲覧等設定を行う

Googleドキュメントの右上の「共有」ボタンをクリックします。

他のユーザーと共有のウィンドウが開きますので、右下の「詳細設定」をクリックします。

共有設定のウィンドウが開きます。
アクセスできるユーザーの公開部分を変更します。

リンクの共有ウィンドウが開きます。
上から2つ目「オン-リンクを知っている全員」にチェックを入れます。

アクセスできる人がコメント可に変更します。

全員がコメント可の状態に変わりました。

ユーザー社員側でマニュアルを閲覧

サイトに挿入したドキュメントの右上に表示される↗マークをクリックします。
※Googleサイトに貼り付けたドキュメントから閲覧する場合です。

※URLから閲覧してもらうには、ここでリンクを取得できます。

Gsuiteのユーザーでないものがサイトにアクセスした場合、匿名での閲覧者となります。
「提案モード」と表示されます。

上記に現在ログインしているGsuiteユーザーが表示されます。

不明点がある場合、その箇所を選択すると、右側に「+」マークの吹き出しアイコンが出てきます。

コメントを入力できる吹き出しが表示されます。
投稿者は匿名となっています。

コメントを入力して、「コメント」ボタンを押します。

コメントが登録されました。
コメントが登録されると、管理者ユーザーにメール等で通知がされます。

変更を提案する場合、その箇所を選択します。

書き換えます。
右側の欄に変更した内容が吹き出しとともに表示されます。

いくつの書き換えました。
書き換えた分だけ吹き出しが出てきます。

管理者側でユーザー社員からのアクションに対応する

コメント欄に匿名者からコメントが表示されています。

コメントを押すと、返信の枠が表示されます。

返信の枠に回答を記入し「返信」ボタンを押します。

コメントが表示されました。

内容変更の提案を処理しましょう。

提案を受け入れる場合
「✔」ボタンをクリックします。

提案を受け入れて、内容が変更されました。

「ここにテキスト・・・」を削除。
「年内に」という部分を採用。←色が変わっています。

提案を拒否する場合
「×」ボタンをクリックします。

提案が反映されず消えました。

同じように「ほぼ終わらす」の提案を承認しました。

ユーザー側からの質問、提案について回答が終わりました。

ユーザー社員側で確認する

返信に対してアクションをおこします。
コメント右上に「解決」ボタンがありますので、返信に納得したらクリックします。

コメントが非表示になりました。

右上の吹き出しアイコンをクリックすると、コメントや提案が表示されます。

まとめ

個人では無料で利用できますが、法人であればGSuiteとして利用しましょう。
GSuiteを活用すればかなり業務の効率化を図ることが可能です。

GSuiteおすすめです。

03投稿記事下_関連コンテンツ

-GSuite

Copyright© 経理と総務の効率化 , 2020 All Rights Reserved.