総務系システムはまとめた方がいいのか？５社サービスを比較

総務系システムは主に３つです。
「給与計算」
「勤怠管理」
「人事労務」

そのうち「人事労務」は「入社」「退社」「扶養変更」「住所変更」などと「マイナンバー収集システム」、「年末調整システム」にわけてサービスを提供している場合もあります。
それを踏まえて５つの会社の人事労務サービスを比較してみました。

人事労務サービスの比較

「ジョブカン」は「勤怠管理」と「給与計算」、「jinjer」は「勤怠管理」のサービスを提供しています。
また「freee」はプランの違いでサービス内容が異なります。

会社をまとめることのメリット

会社をまとめることの主なメリットは、「システム的な面」と「費用的な面」です。

システム的なメリット

相互で共通するデータを共有することができる点です。
代表的なデータが社員マスタです。
人事労務システムで「入社時」に行う処理に社会保険に関する手続きがあり、取得する情報に扶養に関するものがあります。
これは家族を健康保険へ加入するのに必要な情報なわけですが、給与計算にも影響をする情報です。
人事労務システムと給与計算システムで社員マスタが共有されていれば、一度の処理でよくミスが生じることはありません。

その他にも「入社時」に必要な書類に「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」があります。この書類は年末調整の際にも提出してもらう書類と同じもので、「入社時」に預かった情報がそのまま引き継がれれば、内容に変更がない従業員としては同じ内容を記入する必要がなく楽です。

同じ会社のサービスを利用した場合

別会社でのサービスを利用した場合

共通するデータを利用するので、一箇所のデータを入力・修正すれば処理が完了します。

ただサービス間で共有すべきデータの連携する頻度は月に１回くらいとそんなに高くありません。

月中で都度都度変更が発生するのは、入社・扶養変更・住所変更・退社などの手続きを行う「人事労務」です。
また「勤怠管理」は入退社者が生じた場合に追加をします。

しかし、「給与計算」については月に１度の給与計算時に社員マスターが最新のものになっていれば良いです。
また給与計算のための勤怠データも月に１回取り込めばいいだけです。

一体となっているサービスの方が間違いなく便利ですが、別々なサービスでも運用で十分対応が可能とも言えます。

費用的なメリット

「ジョブカン」は給与計算や勤怠管理のサービスを、「jinjer」は勤怠管理を提供しており、合わせて利用するとディスカウントされます。

しかし、得られるメリットがコストに見合うかどうか検討が必要です。
まとめると費用が安くなると書きましたが、提示金額よりも安くなるわけであって、費用がかかることには違いはありません。

同じ会社で「給与計算」「勤怠管理」「人事労務」の全てサービスを利用する場合、人によっては利用していないサービスがあったとしても、１つでもサービスを利用しているのであれば、全てのサービスを利用しているとして費用が取られます。

私の会社の派遣スタッフの場合、「勤怠管理」は派遣先と共有するシステムを利用しており、自社内で利用している「勤怠管理」とは別システムを利用しています。
「給与計算」は全社員使うけども、「勤怠管理」は２/５は利用しないといったことが生じるわけですが、「勤怠管理」の利用料は全社員分を払う必要があるわけです。

サービスが別れていれば、それぞれの実利用者分の支払いで済みます。

また「年末調整」サービスを利用するのは年１回ですので、毎月利用するサービスと別けた方が年間利用料として安くできます。

他にもサービスによって色々な料金体系をしていますので、一概にどれがいいと考えるのは難しいです。
つまり費用対効果を考えて利用するサービスを絞るといった選択肢も検討の余地があると思います。

まとめ

色々比較していますが、かなり悩ましいです。
同じ会社のサービスで統一すると考えれば「ジョブカン」なのですが、費用がかなり高くなるので難しいかなと。

また現状給与計算は「給与奉行」を使っており、実際の給与計算する総務担当者はあまり変えたくないのが本音なので。
「給与奉行」にもクラウドがあります

料金プラン
1ライセンスで50人まで14.6万円/年
2ライセンスで300人まで45.2万円/年

1人あたりの料金となると他社サービスより安いのです。
ただ勤怠管理サービスも提供しているのですが、就労奉行と合わせると高かったりするのですよねー

悩ましいです。