電子契約

freeeサイン(電子契約サービス)を調べてみた

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電子契約サービスのメリット

既に私の会社では別の電子契約サービスを利用しているのですが、ちょっと使い勝手に難があり、将来的な切り替えも視野に調べたり、比較したりしています。

freeeサインの特徴を書く前に、まず電子契約サービスのメリットを紹介しておきましょう。

コスト削減効果

契約締結で発生するコストといえば「印紙代」です。
契約書の内容により、印紙税法で定められた印紙を貼らなければなりません。

私の会社の場合、工事などでの請負では1,000万円を超えるものがあり、そうなると契約書に貼る印紙代は1万円となり、結構な費用感を感じます。

印紙代だけで100万円を超えた年もありました。

ではなぜコスト削減になるか?

それは印紙を貼る必要があるのは紙書面の契約書で、電子での文書は課税対象とならないため、印紙代がかからないのです。

契約締結の迅速効果

契約書は基本的にお互いの社印を捺印し、双方で一部づつ持ちます。

往復の書類のやりとりが生じますので、締結が完了するまで非常に時間がかかります。

その点、電子契約の場合、インターネット上で処理されますので、早ければ数分で契約締結することが可能です。

郵送の時間ロスがありませんので、圧倒的に楽ですね。

税務調査対策

過去に「税務調査」を受けた際、印紙を貼っていない契約書があると指摘を受けたことがありました。

貼り忘れではなく、内容的に貼らなくてもいい契約と判断してのものだったんですけど、指摘を受けて追加分を含めた税金を納付しました。

金額としてはそこまでではなかったのですが、納得いかない気持ちもあり悔しい気持ちになりました。

電子契約なら印紙を考えなくていいので、税務調査も怖くありません。

ワークフロー機能や検索機能などで管理が楽

電子契約サービスに限らずですが、電子的な処理をすることのメリットとして管理がしやすいというのがあります。

紙書類の文書は「いつ」「誰が」「処理(承認・受け取った・送った)をした」などの情報を管理するの手間が生じます。

特に契約書という重要書類になると、その処理フローにたくさんの人が関るため、厳密さが求められます。

社内の承認がどこかで止まってしまっていたというのは、どの会社にでもある事ではないでしょうか?

ワークフロー機能がある電子契約サービスの場合、承認などの回覧状況が可視化されるため、どこの承認者にあるのか、いつから止まっているのかなどを確認することができますので、未処理のまま放置されるのを防ぐことができます。

電子締結された書類はそのまま保管されるため、取引先名や書類名などで検索することができます。

またサービスによっては、これまでの締結書類をCSVで一括ダウンロードすることができることができ、目的の契約書を簡単に探すことができます。

freeeサインの特徴

チュートリアルで操作が非常にわかりやすい

私は新しいサービスを見るとどんな機能があるんだろうと、調べるのが非常に好きです。

でもみんな(私の体感的に)新しいサービスと聞くと面倒くさいというのが、まず感じことらしいです。

実際、慣れてそれが当たり前になると昔のやり方に戻れないんですけど、でも最初に覚えることや慣れるまでのハードルが高く、それをなだめながらやってもらうのが大変だったりします。

でもfreeeサインはそもそものUX(ユーザーエクスペリエンスデザイン)がわかりやすいのもありますが、最初のチュートリアルがわかりやすいので、導入のハードルが低いです。

こんな画面です。

TOP画面

作成者側のフロー1

受領者側のフロー1

作成者側のフロー1(受領者側から戻ってきた)

このチュートリアルに従って処理すれば、基本的な操作については迷うことはないでしょう。

取引先へのサポートをfreeeがやってくれる

契約締結の処理ですので、社内のみの処理ではなく取引先がいるシステムになります。

社内の人だけでなく、取引先へのフォローもしなければなりませんが、自分たちのみで対応するのは大変です。

そこをfreeeが担ってくれますので、安心して導入することができます。

契約はお相手が関わるもの。freeeサインは契約相手からの質問も貴社に変わって承ります。すぐに専任担当へ電話が繋がるので、困ったその場で解決できます。電話以外にも、メールやチャットからのご質問も専任担当がお待ちしております。

組織にあった多様な料金プラン

プラン別の機能一覧

プランによって違いはたくさんありますが、「ユーザー数」「送信数」「作成方法」「ワークフロー機能」を取り上げてみましょう。

  無料 スターター Light Light Plus Pro Pro Plus
月額費用(税抜) ¥0 ¥980 ¥4,980 ¥19,800 ¥50,000 ¥120,000
初期費用(税抜) ¥300,000~ ¥300,000~
ユーザー数 1 1 1 1~6 1~20 1~100
追加ユーザー(税抜) @¥3,000 @¥1,000 @¥550 @¥330
追加上限:2 追加上限なし 追加上限なし 追加上限なし
送信料(電子サイン) ¥0 ¥0 ¥0 ¥0 ¥0 ¥0
送信数 1通/月 10通/月 50通/月 無制限 無制限 無制限
50通追加:¥5,000(税抜)/月
公式テンプレート
PDFテンプレート登録・管理
Wordテンプレート登録・管理
テンプレート登録数 3個まで 10個まで 無制限 無制限 無制限 無制限
文書一括作成
ワークフロー設定
ワークフローへのファイル添付

ユーザー数

ユーザー数の上限を見る限りLightまでは個人事業主利用で、法人利用だとLight Plus以上になるかなと思います。

ちなみに私の会社が利用する場合はProです。
まずワークフローの機能は必須です。あとはユーザー数を追加しての利用です。

送信数

Light Plus以上の場合、送信数無制限になるので、受発注システムと連携して利用する場合に、利用件数がかなり増えますので、従量課金にならないのはいいですね。

作成方法

プランによって作成方法にばらつきがあります。
テンプレートでの作成方法はPDFなどをアップロードし、そこに社名などのパーツをポチポチと当てはめて作成するといったイメージです。

文書一括作成はCSVをアップロードして、1行1契約書を作成するイメージです。

ワークフロー機能

内部統制を行うには必要な機能です。
私の会社では必須です。

その他の機能

紙で締結した契約書をPDF化してアップロードして管理できる機能などがあります。
この機能を利用するにはlight以上のプランで別途オプション費用が必要となります。

電子契約サービスを利用したからといって、全ての契約が電子締結で行えるわけでない(取引先の同意が得られず)ので、紙で締結した契約書をfreeeサインにて管理しておけば、一元管理が可能になります。

 

マニュアルが充実している

チュートリアルもそうですが、マニュアルが非常に見やすいです。動画マニュアルも用意されており、マニュアル好きとしては非常に満足です。

最後に

今回調べてみて、使い勝手がかなり良さそうなサービスだと思いました。

私の会社に導入するのは乗り換えのハードルが高いので難しいですが、まだ電子契約サービスを利用していない事業者さんにはfreeeサイン 無料プラン登録は非常にいいサービスだと思います。

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