データの保存というのは、永遠のテーマですね。
元のデータから別のデータを作成する場合、元のデータを残さず「上書き保存」するか、別のデータとして「名前を付けて保存」するか、その時々で使い分けます。
資料作成などいくつものパターンの資料を作成する場合には、前に保存したExcelをとっておきたいです。
そうなると「名前を付けて保存」するわけですが、たくさんのバージョンが作成されてしまい、どれが正しいものかわからなくなってしまう事も多々あります。
またその都度、名前を付けるのも面倒です。
その時に利用したいのが、「バックアップファイル」を作成する設定です。
これを利用すれば、上書き保存したデータの一つ前のファイルがバックアップファイルして保存されます。
手順
1.「名前を付けて保存」のダイアログボックスを開く
※F12をクリック
2.「ツール」の「全般オプション」をクリックする
3.「バックアップファイルを作成する」にチェックを入れる
4.「保存」します
上書き保存するか聞かれます。
※これはすでにあるデータと同じ名前で保存するために出てくるメッセージです。
5.バックアップファイルが作成されます
ファイル名の後に「バックアップ」拡張子が.xlkで別のファイルが作成されます。
上書き保存したデータの更新日時は「12：30」
バックアップファイルのデータの更新日時は「12：07」
バックアップファイルは上書き保存する一つ前のデータであることがわかります。
バックアップファイルを開くと以下のメッセージが表示されますが、気にせず「開く」をクリックします。
「12：07」時点のファイルが開かれます。
まとめ
その都度名前を付けて保存するのはめんどうだけど、前のファイルを残しておきたい。
そんなときに使える機能です。