9月に翔泳社さんから本を出版します。
『利益最大化×EXCEL 経理の力で会社の課題がわかる本』
※画像のタイトル違いますが、のちのち訂正されます。
いわゆる経理向けに書いたEXCELの本です。
本の内容については今後書こうかなと考えていますが、今回は「Dropbox」について書こうかと思います。
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本の出版は今回で2冊目ということもあり前回よりも原稿管理は上手くできたかなと。
「OneNote」と「Dropbox」の２つを上手く使えたのが良かったかなと思います。
原稿執筆を「OneNote」で書いて、「Word」に変換して「Dropbox」で渡しました。
「Dropbox」をどのように利用して、どのように便利だったのかを紹介したいと思います。
コメント機能
コメントの入れ方は２通りあります。
「原稿全体にコメントを入れる」と「原稿の一部分を選択してコメントを入れる」の２通りです。
原稿のチェックを行う上では、どの部分について指摘されるとわかりやすいので、後者のコメント機能は非常に便利です。
原稿は１章複数のsectionで構成されており、sectionごとで原稿を提出します。
私の原稿は指摘事項が多いので、１つのメールで複数のsectionの指摘事項をするのもされるのも大変です。
「Dropbox」のコメント機能であれば、どこに指摘されたのかがわかりやすいです。
通知機能でどの部分に指摘を入れたのかメールで通知されます。
１．画面の右下のメニュー「特定の箇所にコメントを入れる」をクリック
２．特定の箇所を囲むと「コメントを入力」のポップアップが表示される
３．コメントを入力する
４．通知先の設定
特定の人に通知したい場合は、@と入れて名前やメールアドレスを入力すると表示される候補から選択する
５．通知先がメッセージの中に表示される
６．画面の右側に入力したコメントが表示されます
チャット機能
メールで原稿の確認事項についてのやり取りを行うと、宛名やあいさつ文が間に入って邪魔です。
また確認事項がいくつもある場合、１つのメールにいくつもの確認事項が書かれています。
しかし「Dropbox」でのコメント機能を使えば、コメントがチャットのように蓄積されていくので、メールで指摘をやり取りするのと比べてやり取りが楽です。
ちなみに右上にある「解決する」をクリックすると「解決済み」に変わり、コメントを非表示にすることができます。
これは非常に便利です。
そして指摘事項に対して訂正なり変更なりをした後、解決済みになれば、OKということです。
指摘事項がきちんと解決できたことになります。
通知機能
原稿をDropboxにアップした後、どこのフォルダに入れたといった連絡をメールでするのは面倒です。
フォルダに入れたのと合わせて、通知できれば楽です。
「Dropbox」ではファイルにコメントを入れて、知らせたい相手に「＠メンション機能」を利用すると通知してくれる機能があります。
やり方は「＠」と名前またはメールアドレスを記入するだけです。
通知は「メールで通知」「スマホのアプリで通知」「パソコンのアプリで通知」と色々です。
こちらから確認しに行かなくても教えてくれるので、非常に楽です。
つまり、連絡をする側も連絡を受ける側も楽です。
パソコンの場合
１．右下のタスクバーのdropboxのアイコンに表示されます
２．dropboxのアイコンをクリックすると通知が表示されます
３．通知をクリックするとdropboxが開き、コメントのあるファイルが表示されます
４．訂正した後にコメントに返信します
５．パソコンの場合、１と同じように右下にこのようにメッセージが表示されます
「開く」をクリックすると「dropbox」が開き、コメント部分が表示されます。
メールの場合
メールにて通知されます。
メールの受取先にdropboxへのアクセス権限を付与しているか、していないかでメールの内容が少し異なります。
権限がある人の場合
Dropboxのファイルにすぐにアクセスすることができます。
権限がない人の場合
アクセス権限付与をリクエストして承認を得た後にアクセスができるようになります。
バージョン管理機能
原稿は「word」で渡します。コメント機能で指摘を受けた後、「Microsoft Word Online」上で編集して訂正します。
訂正は明らかな間違いの訂正であれば直すのに躊躇しないですが、中には残しておきたいと思う文章もあります。
「Word」であれば、ファイルをVer02,Ver03といったバージョンごとで残す必要があります。
しかし、「Dropbox」にはバージョン履歴があるので、ファイルを訂正すると上書きされた形で表示されますが、原稿を復活することができるので、この文章残しておきたいと思う場合も、あとで復元すればいいやと割り切って修正を行うことができます。
１．原稿を選択した状態で、右側に表示される「バージョン履歴」を選択します
２．バージョン履歴が表示されるので、選択すると復元することができます
スマホやタブレットで執筆
スマホやタブレットで「dropbox」上に保存したwordの文章を開いて編集ができました。
きちんと書くときはパソコンで執筆。
通勤電車の中で座れるときはタブレット＋キーボードで、立っている状態ではスマホで原稿を執筆しました。
時間が限られている中で効率的に執筆することができたかなと思います。
まとめ
「dropbox」のおかげで無駄なく執筆ができました。
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