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業務用pringとSquareで会社をキャッシュレス化(小口現金なし)する方法

更新日:

小口現金を無くしたいと思っていても、中々無くせずにいました。
経費精算については、各自の精算口座へ5日ごとに精算するようにしていますので、現金が発生することはありません。

ではなぜなくせないのか?

こんな理由が主ですね。

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小口現金を無くせない主な要因

・慶弔見舞金
・印紙代
・切手代
・レターパックのまとめ買い
・仮払金の戻入が生じる

実際のところ、どれも頻度は高くないのですが、いざ必要となったときにわざわざ銀行におろしに行くのも面倒なので、一定のお金を持って置くといったやり方しているわけです。

また仮払金で戻入があると一時的にでもお金を持つことになってしまいます。

pringの仕組みを簡単に説明

業務用pringを説明する前に、まずは個人pringを簡単に説明。
個人pringは銀行口座を連携させることで電子マネーをチャージして色々な用途に利用できるサービスです。

色々な用途
・お金をおくる、もらう(送金)
・お金をおろす(出金)
・お店で支払う(決済)

この中で特に素敵なのがお金をおろすのに「キャッシュカード」が不要なところ。
アプリに表示された番号や電話番号でお金をおろすのが可能なのです。

業務用pringアプリの機能

法人口座から個人のスマホに、24時間365日まとめて一括で送金が可能になるサービスです。
送金にあたって必要な情報は「電話番号/送金額/備考」のみ。

個人のスマホに送金されたお金は、セブン銀行のATMで無料(1日1回まで)で下ろすことができるので、いざという時に非常に助かります。
※他の銀行から引き下ろすことも可能です。

簡単な流れ
1.従業員に個人pringアプリをインストール。
2.経理担当者が管理画面上でcsvファイルをアップロード。(※API連動も可能)
3.一瞬でアプリ内に着金。
4.連携した銀行口座から出金。

pring
サイト画像を引用

個人pringアプリが金庫代わり

業務用pringから個人pringアプリに送金されたお金はセブン銀行ATMから無料で引き出す事が可能です。

私の会社のすぐそばにはセブンイレブンがあるので、いざ必要となればセブンイレブンに行ってATMから引き下ろせばいいわけです。

これをふまえて会社の小口現金を以下のように整理しました。

それぞれの要因をどう潰したか?

最初に紹介した小口現金をなくせない要因について、どのように対応したかを紹介します。
厳密にはお金は0円にはしていませんが、日常利用のお金は0円にしたので、現金勘定を確認するといった作業はほぼなくなりました。

慶弔見舞金

きれいな札を10万円封筒に入れて金庫に保管し、必要なときに利用する。
慶弔見舞金は折れてないお札でないといけないので、必要なときにATMから出金する運用では無理なのでこの運用にしました。
使ったら使った分だけ補充するといった方法です。
封筒には常に10万円入っている状態なので、現金勘定の確認は簡単にできます。

印紙代

会社には一定の印紙を常に持っているので、通常利用ではそれを使う。
大量に必要となる場合は、使う部署の営業事務へ業務用pringから個人pringアプリ宛に送金。
ATMから引き出して購入し、領収書と精算書を経理へ提出する。

月末は印紙残高を確認して不足分を買い足す。
その際は業務用pringから経理担当者の個人pringへ送金し、お金を引き出して購入する。

切手代

会社には一定の切手を常に持っているので、通常利用ではそれを使う。
大量に必要となる場合は、後納郵便を利用する。
後納郵便は部署コードを設定できるので、その部署の費用として処理する。

月末は切手残高を確認して不足分を買い足す。
その際は業務用pringから経理担当者の個人pringへ送金し、お金を引き出して購入する。

レターパック

使う部署の営業事務へ業務用pringから個人pringアプリ宛に送金。
ATMから引き出して購入し、領収書と精算書を経理へ提出する。

Squareを使って仮払金の戻入金を請求する

Squareは店頭でのクレジットカード決済で利用するのが主な使い方です。
私の会社では、月々多少の現金でお金を受け取る業務があります。
それは端末を使ってお金を受け取っています。

ただSquareは端末での決済ではなく、請求書を作成してメールで送信し、パソコンやスマホ上で支払ってもらうことが可能です。

この請求書機能を使って、仮払金が残っている人に請求書を発行し、クレジットカードで精算してもらうわけです。
振込(手数料会社負担)でもとは言っているのですが、忘れてしまうようで。

Squareの請求書ではメッセージも入力できるので、銀行口座情報を入れておけば、どちらで精算してもらうこともできます。

またリマインダー設定が可能なので、支払いがない場合は自動で通知を出すことができます。

これにより仮払の戻入金の受け取りをキャッシュレスにすることができました。

まとめ

現金を扱わなくていいって最高です。

こちらから→業務用pring

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