予算作成についての２回目
１回目：予算作成の目的と必要性-予算作成入門①
予算作成は普段の仕訳が肝
予算の作成方法は会社によってさまざまです。
ただ実績値をベースに使うのは同じだと思います。
実績値と言っても、数字に情報をどのように持たせているかによって、可能な予算の作成方法に違いが出ます。
数字の最小単位は仕訳です。
仕訳を細かく登録しているか、一括で登録しているか、これは会社によって違いがあります。
例えば「旅費交通費」
1経路ごとに登録するのか、1ヶ月分の利用明細を作成して1つの仕訳で登録するかといった違いがあります。
ちなみに私の会社では1経路ごとに登録する方法をとっています。
私の会社は個別原価計算を採用しています。
仕訳ごとに必ずプロジェクトコードを持たせています。
別データでプロジェクトマスターがあり、部門情報や担当者情報、売上構成情報など様々な情報を持っています。
例えば、仕訳に部門情報を持たせていない場合は、ざっくりとした予算しか作成できません。
仕訳に部門情報やセグメント情報を持たせている原価計算をしていれば、詳細な予算を作成が可能になります。
つまり、どのように仕訳を登録しているかにより可能な予算作成方法が異なるわけです。
細かい情報を持っていればいいというわけではありませんが、多角的な角度から集計できる情報を持っていれば、各所へ予算を作成してもらうにあたり、より使える資料を提供することが可能です。
予算をただ数字を作るだけでは意味がありません。
実績と比較して進捗管理と差異分析を行うのに利用します。
これを予(算)実(績)管理といいます。
予実管理しやすい予算でなければなりません。
予実管理に使える予算を作成する
予実管理を行う上で重要なことは、予算と実績がかい離した場合に、その原因を突き止めて、説明できるようにしておくこと、そして解決策を提示できるようにしておくことです。
予算管理者が原因分析を行える資料を経理は提供をできなければなりません。
そのために予算作成段階で費用をある程度細分化しておくと良いです。
細分化された予算であれば、何によって生じた差異なのか発見しやすくなります。
ただ細かくし過ぎても管理しにくくなりますし、予算作成も大変になるので注意が必要です。
具体的な説明については後述しますが、予算の中である程度のグラディエーションを持たせて、管理がしやすい予算を作成することが大切です。
そのためにきちんと押さえておくべきは、誰がその予算に対して責任を負うかを明確にしておくことです。
管理の視点と責任の所在を明確に
原価計算には「管理可能」と「管理不能」というワードがあります。
ある程度大きな会社になれば、「部」や「課」といった部門をもって組織化され、それぞれが予算管理を行うようになります。
「部長」は「部」の、「課長」は「課」の、そして個人に予算が与えられているのであれば、個人が予算を達成するべく管理する必要があります。
つまり立場により管理すべき予算は変わります。
それぞれがそれぞれの立場で予算を達成することによって、会社として求める数字達成することができるわけです。
その中で予算進捗が思うようにいかない場合、何が原因であるかを検証して改善する必要があります。
その際に誰が改善するか明確にしておかないと、問題がわかっているけどもどうにもできないという状態になってしまいます。
まとめ
次回は実際の作成方法について説明します。