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Access(アクセス)活用術

経理の業務効率を10倍上げるAccess入門「ガイダンス編」

更新日:

Excelに比べ少々ハードルが高い「Access」
利用したことがない人はまず何に使うのがいいのか悩むでしょう。
でも「Access」を使うことで、経理の仕事を劇的に効率化することが可能になります。

Accessを勉強しようと思って本を読むと
『Accessはデータベースソフトです』
と書かれている本が多いです。

じゃあ、『データベースソフト』って何といった感じで、理解しなくちゃいけないことが増えるのかとなります。

ですので、細かい知識は二の次として何ができるかをメインに説明していきます。

例えば・・・
1.データAとデータBを加工して『会計ソフトに取り込む用のデータX』を作成。
2.データA、データB、データCの3つを組み合わせて『クロス集計したエクセルY』を作成。
これらの作業がボタンのワンクリックで可能になります。

私の場合、「Access」を使って実際にどのような処理をしているかといいますと、

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実例1

1.会計システムからCSVを出力。
2.営業管理システムからCSVを出力。
3.Accessに両方のデータを一括で取り込み。
4.2つのデータを組み合わせて異なるデータを出力。

実例2

1.基幹システムからCSVを出力。
2.Accessに取り込み。
3.銀行振込用CSVを出力。
4.ネットバンキングへ取り込んで、支払処理。

実例3

1.会計システムからCSVを出力。
2.営業管理システムからCSVを出力。
3.Accessに両方のデータを一括で取り込み。
4.2つのデータを組み合わせてのレポートを作成する。

基本的な使い方として、外部からデータを取り込んで、他のデータを組み合わせたり加工したりして、結果としての新しいデータを作成し、外部へ吐き出すといった使い方をしています。

基幹システムからダイレクトで最終目的のデータが作成できるものもあります。
また基幹システムのデータベースと「Access」を直接リンクして色々操作をする事もできます。
ただ汎用的な処理を前提としていますので、CSVやExcelを取り込んで処理する方法を説明していきたいと思います。

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