書類作成の遍歴

X-point書類作成の遍歴③

投稿日:2011年7月27日 更新日:

前回は
③見積計画書→⑤'業務決定通知書→⑥実施計画書→⑦請求書発行依頼
という形の書類作成フローにしました

この段階で軽く他部署にプレゼンを行うと

「見積計画書」は枝番号(バージョン)をもてるようにしてほしいとの事

という要望が出ました
得意先へ見積書を提出する場合、最初に提出した見積書が受注へと結びつくケースはあまりなく、何度か金額の交渉を経ての見積で受注へとなることがほとんどなのでとの事

各書類はその書類がその書類グループで何番目に作成されたか一意キーとしてのナンバリングをして管理をする
またこの一意のナンバリングは次の書類に引き継がれ、前後の書類をひもづけるものとなる

この一意キーのナンバリングというのがX-pointでの「自動採番機能」

以下の流れの場合、どのように使うかというと
③見積計画書→⑤'業務決定通知書→⑥実施計画書→⑦請求書発行依頼

③見積計画書   ⇒見積計画番号(M0001)
⑤'業務決定通知書 ⇒業務決定番号(G0001)
⑥実施計画書   ⇒②の業務決定番号を継承(G0001)
⑦請求書発行依頼 ⇒②の業務決定番号を継承(G0001)

で枝番号がほしいというのは
M0001-1
M0001-2
M0001-3
という事です

X-pointにおける自動採番機能ではこの機能はありません
という事でその方法については以下の方法で行いました
X-point枝番管理(ヴァージョン管理)実践編

上記のページを読んでもらうと詳しくわかるのですが、簡単に説明すると
フィールドAの「M0001」とフィールドB「01」と結合してフィールドC「M0001-01」を表示させるという方法です

ただこの方法を行う場合、フィールドAとフィールドBに値がないといけません
そこで問題になるのがフィールドAの値「M0001」
これは自動採番機能を使っているのですが、この機能で番号が採番されるのは、書類の作成が完了後

つまり書類の作成段階ではフィールドAに「M0001」の値を自動採番機能を使って入れる事はできない
よってフィールドC「M0001-01」を表示させる事もできない

ならという事で、見積計画書の一つ上に別の行程を入れる事にしました

案件番号取得

案件番号取得の名の通り案件番号を取得するための書類(処理)です
取得の方法は自動採番
つまり処理を完了した段階で自動採番されることになります
これにより『案件番号取得』のフィールドA'に「M0001」が表示されます

これを見積計画書のフィールドAに転記させる事により、フィールドB「01」と結合してフィールドC「M0001-01」を表示させるという方法です

これによりフィールドBの値を変更することで、1案件に対して枝番を持たすことができます

①案件番号取得→③見積計画書→⑤'業務決定通知書→⑥実施計画書→⑦請求書発行依頼

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