Scansnap オフィスのペーパレス化計画

ScanSnapix1500のタッチパネル設定のコツは、スキャンの枚数より回数(オフィス編)

更新日:

ScanSnapのニューバージョンが出ました。

その名も「ScanSnap ix1500」
前機種「ix500」から約6年ぶりの新しいバージョンです。

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ScanSnap「ix1500」と「ix500」の大きな違い

まず一番の違いはタッチパネルの有無です。
左のix1500にはタッチパネルがついています。
これでスキャン時に保存先を設定することが可能になりました。
これこそペーパーレス化の運用を考えるのに必須な機能です!

 

社内ペーパーレス化の現状

「ix500」を使って会社の紙の書類を10万枚以上PDFにしました。
PDFするといっても電子保存が目的ではなく、オフィススペースの確保がメインです。

PDFにした紙書類には法的な保存義務が「ある書類」と「ない書類」がありました。

保存義務が「ある書類」だけ残して束ねて保管し、「ない書類」は廃棄しました。
書類は全文検索がかけられるようにテキストを埋め込む処理をしました。
ただ正直なところ、見返すことはあまりないんですけどね。
でも大量の書類を捨てるためには、PDFにして残しているという保険があると、ためらいなく廃棄することができました。

ただこれでペーパーレス化したのは経理管理の書類だけで、フロア全体のペーパーレス化するまでの仕組みは構築できませんでした。

他部署のことなのであまりに推し進めなかったのもありますが、「ix500」ではスキャナしたデータの保存先を1つしか設定できなかったからです。

1台のScansnapを複数人で利用することはできましたが、それでも1人が設定できる保存先は1ヶ所で、書類の種類毎に保存先を変えたい場合は、その都度保存先を変更するか、移動する必要がありました。

「ix1500」ではタッチパネルがScanSnapが本体に付いたことで、スキャン実行時にタッチパネルのアイコンを選択することで保存先を指定できるようになりました。

これであれば誰でも戸惑わずにスキャンできるようになり、積極的にスキャンするようにできるのではと期待できます。

社内ペーパーレス化の仕組みを考える

今回の「ix1500」の特徴はタッチパネルがついたことにより、スキャン時に保存先が選べるようになった点と書きました。

では保存先をどのように設定するのがいいのか。
というのもix1500で設定できるのは30パターンと限られています。

加えて設定は保存先だけでなく、「解像度」「両面」「連続読み込み」「タグ付け」などたくさんあります。

またタッチパネルをスライドさせてアイコンを選択するわけですが、30個目のアイコンを選択するには大変ですので、どのような順番でアイコンを並べるか工夫が必要です。

「2つのグループ」と「利用頻度」で考える

書類には法的な保存義務の「ある書類」と「ない書類」があると書きました。
まずはこれをベースに「2つのグループ」を考えます。
その中で「利用頻度」の高いものを利用しやすい場所に配置します。

グループ①「法的な保存義務がある書類」

保管義務のある書類には「注文書」「見積書」「注文請書」「請求書」「領収書」などがあります。
基本的に名称がほぼ決まってる書類たちです。
これらは書類は電子帳簿保存法にそった運用がされていない場合、スキャン文書での保管が認められていません。
この記事は紙文書での保管を前提としての説明をしていますので、スキャンした後も廃棄はせずに紙で保管をします。

次に利用頻度についての考え方ですが、これは「量」ではなく「回数」を意味します。

例えば「請求書」は毎月かなりの枚数を受け取ります。
しかしスキャンするタイミングは支払い処理が終わった後にまとめて行うようにしています。
私の会社は「20日払い」と「月末払い」の月2回ですので、利用頻度はそれほど高くないと言えます。

逆に「注文書」は先方から送られてきたら、その都度スキャンして基幹システムの案件管理データに添付するようにしてますので、利用頻度は高いです。

では「納品書」はどうでしょうか?
「納品書」は納品毎に発生します。しかし保管はするけども、そんなに見返すこともない会社もあるでしょう。
運用として、その都度スキャンして保管する場合スキャン頻度は高くなりますし、後でまとめてスキャンするのであれば、スキャン頻度は低くなります。
これは運用ルールをどのように設定するかなので会社にあった方法を選択し、アイコンの場所も決めるといいです。

このように書類の棚卸しを行い、普段の業務の中でどのようスキャンサイクルになるかの一覧表を作成してみるといいです。

一覧表のイメージ

名称スキャンタイミング文書タイトル処理保管方法
1-01注文書受領時注文日_社名基幹システムの案件データに添付スキャンした順番で積み重ねて箱詰め
1-02納品書受領時納品日_社名特になしスキャンした順番で積み重ねて箱詰め
1-03請求書支払い後支払日支払い処理支払い日ごとで束ねた保管

グループ②「法的な保存義務がない書類」

これはメモ書き、将来的に見るかもしれないといった資料、上司から受け取った書類などがそれにあたります。
「法的な保存義務がない書類」だからといって大切ではないというわけではありません。
特にメモ書きはけっこう重要だったりします。

これらの書類は明確な名称があるわけでもなく、どちらかというと個人的に取っておきたい資料や部門内で残しておきたい資料といったものと考えられます。

そういった曖昧な書類はとりあえず、引き出しの中に貯めたり、机の書類ボックスに立てて置いておくといったことが生じます。
そしてたくさん貯まってきたら箱に詰めて書庫などへ・・・。

それを防ぐためには「個人」や「部門」のフォルダを作成して、とりあえず残したい紙書類はスキャンし、廃棄するという仕組みがあればいいわけです。

ただ設定できる数に上限はありますので、まずは部門フォルダを作成し、次に個人フォルダがほしいという人に設定してやるのがいいかと思います。

これらのフォルダはサーバー上に作成して、「フォルダの割当」を行います。
ちなみにix1500はサーバー上にファイルを保管するには、Scansnap homeのインストールしているパソコンを経由してでないとできません。
つまりサーバー上に直接保管はできないということです。

このグループでの利用頻度は個人に委ねられますので、グループ内で部門ごとにまとめるなどで並び順を決めるといいかなと思います。

アイコン名称の前にNoを付ける

どの順番でアイコンを並べるのかも重要ですが、アイコンを設定する際に名称の前にナンバーを振りましょう。
アイコンは最後に利用したものがキープされた状態になりますので、一番左側に設定したものが優先順位が高いものとして設定すればいいというわけではありません。
よく利用するアイコンほど真ん中に設定した方がいいです。
ただ最初からアイコンを30個設定するわけではありませんので順番は悩ましかったりします。

そこでさきほどの2つに分けたグループ内で順番を設定する方法が有効です。
前半のグループには頭に[1]を、後半のグループには頭に[2]を入れて、それぞれ[-01]と番号を振ります。

これによって順番を入れ替えてもグループ内での並べ替えですので、順番の設定はしやすいです。

まとめ

会社によってもあっているやり方というのは異なりますので、実際に使ってみると順番を変えたいなと思うことが出てくるでしょう。
私ももっといい方法があるのではと思いながらやっている段階です。
あと欲を言えば、サーバーへの保管をパソコンを経由せずにやれればよかったというところですね。
でも非常に満足しています。

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