Scansnap オフィスのペーパレス化計画

ScanSnap「ix1500」と「ix500」と比較して便利になった3つの機能(オフィス編)

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「ScanSnap ix1500」と「ScanSnap ix500」

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A3サイズの用紙を折りたたんだ状態でスキャンができる

「ScanSnap ix500」を使って社内書類を10万枚以上PDF化しました。
社内資料の中にはA3サイズの資料もありました。
A3サイズの資料にはキャリアシートを利用してスキャンしていました。
ただA3サイズの書類を折ってA4サイズにして、キャリアシートに挟み込む必要があるので面倒なんですよね。

しかし「ScanSnap ix1500」の場合、スキャンモードを変えることでA3サイズを折った状態でスキャンできるようになりました。
通常折りたたんだ紙をスキャンした場合、2枚の紙が一緒にスキャンされたと感知されてエラーになります。

スキャンボタンの右横にあるボタンをクリックして、スキャン方法を選択します。

A3を折りたたんだ状態でスキャンする場合、「手差しスキャン」を選択します。

これだけでもスキャン作業がかなり捗ります。

原稿を複数回に分けてのスキャンが可能

ScanSnapでは一度にスキャンできる枚数は仕様上は次の枚数になっています。
「ScanSnap ix500」は25枚。
「ScanSnap ix1500」は30枚。

それでまでのScanSnapのアプリケーションでは、一度にスキャンしたデータを1つの塊として保存されていました。

しかし、30枚以上を1つのデータとして保存したい書類もあるんですよね。
例えば外注業者への請求書。
一度の支払いで複数の企業に、複数の請求書で支払いを行っています。
そのため1回の支払いで請求書の枚数が300枚近くなる場合があります。
これを1つのPDFにまとめて保存したいわけです。

これまでは25枚ずつPDFにして、その都度結合するか、後から結合するという方法をとっていましたので、非常に面倒でした。
しかし、複数回に分けてのスキャンが可能になれば、300枚書類があっても30枚×10回スキャンしてから保存すればいいわけです。

その場合、継続スキャンを選択します。

タッチパネルで保存先が選択可能に

これまではスキャナすると「Scansnap organizer」というデスクトップアプリ上に保存されていました。
「Scansnap organizer」はツリー状にフォルダが作成でき、データをフォルダ分けできます。
しかしスキャン時は「Scansnap organizer」のトップフォルダに保存され、配下のフォルダ上に保存する事ができません。

厳密に説明すると指定したフォルダを保存先に設定することは可能なのですが、選択できる保存先の1つで、その都度変更が必要です。
その変更はパソコン上で行わなければなりません。
面倒です。

しかし、今回は「ScanSnap ix1500」本体についているタッチパネルで保存先を選択できるようになりました。
保存先は30個設定できるので、書類の種類が多いオフィスでも対応できます。

設定したアイコンを選択すれば保存先がわかります。

ちなみに設定できるのは保存先だけでなく、先程紹介した「継続スキャン」や「手差しスキャン」も設定しておくことも可能です。

まとめ

まだ数日しか利用していませんが、かなりいい感じです。
これを使ってオフィスのペーパーレス化するぞー

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