電子帳簿保存法

スキャナ保存制度の「対象書類」と「対象外書類」

投稿日:2016年4月28日 更新日:

スキャナ保存制度って何?

紙書類をスキャナ等の読み取り装置でデータ化して保存する制度。

スキャナ保存制度の対象となる書類

何でもスキャナ保存できるわけではありません。
対象書類は決まっています。

<<スキャナ保存できない書類>>
※規則第3条第3項に規定する書類
仕訳帳・総勘定元帳・固定資産台帳・貸借対照表・損益計算書・試算表・棚卸表

<<スキャナ保存できる書類>>
契約書・領収書・請求書・納品書・見積書・注文書 その他等
※規則第3条第3項に規定する書類以外の書類

わかるようにスキャナ保存できない書類は自社内で作成される書類ですね。
これらはスキャナ保存が認められていません。

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重要書類と一般書類

このスキャナ保存できる書類の中でも、重要度によって2つに分類されます。

分類の目安は『資金や物の流れ』に直結・連動しているかいないか。

直結・連動している書類・・・『重要書類』
直結・連動していない書類・・・『一般書類』

『重要書類』
「契約書」と「領収書(及びこれらの写し)」「請求書」「納品書」他

『一般書類』
「見積書」「注文書」他

この書類の違いで認められる処理方法が異なります。

3つの処理方法
処理方法 処理 書類種類 備考
①早期入力方式 1週間以内に入力 重要書類、一般書類
②業務処理サイクル(入力)方式 1ヶ月と1週間以内に入力 重要書類、一般書類 適正事務処理の規定が必要
③適時入力方式 適時に入力 一般書類 過去書類もスキャン保存可能

『重要書類』は①か②の方法で処理する必要があります。

まとめ

制度を理解するのも大変ですが、制度を設計するのはもっと大変なんだろうなと。
まずは『対象書類』と『対象外書類』、そして『重要書類』と『一般書類』の違いを押さえておきましょう。

参考
どのような書類がスキャナ保存の対象となりますか?

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