OneNote ビジネスツール 効率化

PDFelementとOneNoteの組み合わせでPDF書類作成が便利になった

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※この記事はワンダーシェアさんから「PDFelement6 pro」のライセンスをいただいて執筆した記事です。

「PDFelement6 pro」はPDFに編集、変換、作成、閲覧、OCR、注釈付け、フォーム作成、安全保護など様々な事ができるPDFソフトです。

PDFを編集可能なソフトといえば、adobeの「Acrobat pro」でしょう。
ただ私は使ったことはありません。
使えたら便利だろうなとは思いつつも、なかなか高いので、会社に購入申請するほどPDFを編集する機会がそこまでないので、ないならないでいいかという感じでした。

今回は「PDFelement6 pro」をいただいたので、どんな活用ができるかなと試してみました。

PDFelement6のサイトはこちら→All in One PDF編集ソフト「PDFelement6 pro」

「PDFelement6 pro」で領収書を作成している画面の例

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OneNoteと組み合わせて利用する

OneNoteとはマイクロソフトのデジタルノートです。
私は仕事での文書作成は、基本的にwordを使わずOneNoteを使っています。

好きな点を簡単に羅列すると
1.ファイルが散らばらない
2.自由度が高い
3.検索しやすい
4.共有しやすい
といった点ですかね。

マニュアルや議事録、ちょっとしたメモ書きなど、全ての文書をOneNoteで書いています。

ファイルが散らばらない

OneNoteでは「ノート」「セレクション」「ページ」「サブページ」といった階層になっているため、目的別に「ノート」を別けたり、テーマごとで「セレクション」を作ったりすることで、OneNoteに全ての文書を整理した状態でまとめることできるからです。

Wordだと1つの文章につき1つのファイルが作成されるので、ファイルが大量に作成されてしまいます。
管理をするのが非常に面倒です。

特にマニュアルなど、枚数が多くたびたび更新を行う文書を管理するのにOneNoetは非常に便利です。
また共有先を指定できるので、マニュアルの共同更新者との情報共有も簡単にできます。

ただOneNoteを共有にすると編集できてしまうので、マニュアル閲覧者とは共有しておらず、文書1つ1つPDFに変換してマニュアルの文書管理フォルダにて閲覧をさせています。

自由度が高い

これもWordを使わない大きな点です。
Wordは文章を書いていても勝手に行頭が下がって段落を作られたりします。
図などを重ねるのも大変です。
またOneNoteで作成した文書をWordに変換すると、Wordの仕様に沿ったレイアウトに変わるので崩れてしまいます。

OneNoteで作成した文書を・・・

Wordに変換PDFに変換
  

PDFに変換したものはそのまま再現できています。

特にマニュアルなどでは図や矢印などを多用しているので、Wordだと思ったとおりのマニュアルを作成するのが難しいです。
ただPDFへの変換でまったく問題がないわけではありません。
基本的には遜色なくPDFになるのですが、ページをまたぐ場合、どちらのページにも図が表示されてしまうなど訂正が必要な箇所も出てきます。

以前であればOneNoteで修正してもう一度PDFに変換してという作業を行っていました。
しかし、PDFelementを利用することで、直接PDFで編集することが可能になり、効率的に文書作成ができるようになりました。

PDFelement6を使えばPDFが編集可能に!

「PDFelement6 pro」を使えば、PDF上で編集することができます。

OneNoteで作成した文書をPDFに変換して編集してみました。
当たり前ですけど、実際にやってみたら非常に便利!

編集方法についてはこちらのページをご覧ください
PDF 書き込み:PDFファイルに文字入力するには?

OneNoteからPDFに変換するとおかしくなっている部分が生じると書きました。
そんなこともあり、あまり図形を多用しないように意識して文書を作成していました。
でもそんな事を考えなくて良くなったわけです。
本格的な利用はまだですが、OneNoteでの文書作成の幅を広げることができるなと感じています。

フォントを大きくしたり小さくしたり、太字や斜字にしたりとできます。

フォントもたくさん対応しているので、互換性がないということはなさそうです。

他のPDFソフトとの比較

OneNoteから作成したPDFを編集するのは、PDFelementでなくても可能です。
じゃあPDFelementの何がいいのか、ワンダーシェアさんのサイト上で紹介されている比較表も参考に紹介しましょう。
※私は他のソフトを使ったことはありませんので。

比較についてはこちらのページをご覧ください
PDF製品機能比較

値段の比較

ライセンスには年間ライセンスと永久ライセンスの2つがあります。
企業によってはどちらもあるものと、片方だけしかないものとがあります。
年間ライセンスの場合、毎年購入しなければならないため、長く利用するのであれば高くなります。

PDFelementはどちらも用意されています。
ただそこまで値段に違いがないので、買うなら永久ライセンスがお得なのかなと思います。

ちなみにPDFelementにはpro版があり、機能が増える分値段も高くなります。

年間ライセンス

永久ライセンス

PDFelement6

4,980

5,980

PDFelement6 pro

8,280

9,980

他の会社のライセンス料は10,000円以上しているので、PDFelement6はお得です。

2つの編集モード

「ラインモード」と「段落モード」があります。
これはPDFelement6だけの機能のようです。

どう違うのかイメージをつけて説明しましょう。

段落モードの場合

ラインモードの場合

ラインモードでは一行一行選択されるのに対して、段落モードでは連続している行が一括で選択されます。

ラインモードであれば行をまるごと自由なところに配置することが可能です。
行間調整も簡単にできます。

図なども自由に配置できますので、マニュアルなどの作成にも非常に便利です。

まとめ

他にも「OCR機能」や「一括墨消し機能」など使ってみたい機能はたくさんあります。
どのような活用方法ができるか、これから色々と試してみたいと思いました。

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