Excel(エクセル)活用術

経理向けのExcel本「経理の力で会社の課題がわかる本」を出版しました

投稿日:2017年9月13日 更新日:

このたび本を出版しました。
タイトルは「利益最大化×EXCEL 経理の力で会社の課題がわかる本」

「コミュニケーションスキル」と「情報」

この本で主に書きたかったことを一言でいうと「情報の扱い方」です。
各章はこのように構成しています。

1.コミュニケーションスキル
2.情報管理スキル
3.情報収集スキル
4.仮説立論スキル
5.情報分析スキル
6.情報提供スキル
7.情報処理スキル

コミュニケーションスキルは仕事の根幹

「情報の扱い方」について書きたかったと言っているのに、なんで最初の章が「コミュニケーションスキル」なのかというと、すべての仕事において「コミュニケーションスキル」は重要なスキルで、経理もそれに漏れずということです。

以下に相手に情報を伝えるか、相手から情報を収集するか、経理における仕事の根本はここだと思っています。
高度な「コミュニケーションスキル」が必要と言っているわけではありません。
経理において求められるコミュニケーションスキルは、主に社内の人と行うものですので、値段の交渉があるわけではありません。
(もちろん社外の人とのコミュニケーションもありますが・・・)

どのような「コミュニケーションスキル」が必要なのか、簡単に言うと「きちんと伝える」「きちんと聞く」の2つです。
簡単なようで以外にできていないのではないでしょうか。

記載に不備のある書類を提出された場合に、ちゃんと訂正を依頼できているか。
また同じような不備が生じる場合、なぜ同じ不備が生じるのかを聞いているか。
不備が生じるのがヒューマンエラーなのか、書類がわかりにくいからなのか、分析しなければなりません。
分析した上で同じ不備が生じないように、書類をわかりやすいものに変えるか、マニュアルを作成するか、そもそも紙ではなくワークフローなどのシステムでの申請に変えるなどの対策が必要となります。

資料提供というコミュニケーション

その他にも、経営層への判断材料となる資料の作成も、資料を通じてのコミュニケーションです。
以下に判断材料となる資料を提供できるのかが経理としての手腕が求められるところです。
また情報を提供する相手は経営層だけではありません。
部門部長など部門統括者に対しても情報提供を行います。
経営層に提供する資料は会社全体が見えるものであるのに対して、部門部長には自部門の状態がわかるそして分析できる資料を提供する必要があります。

仕組みを「利用する立場」から「構築する立場」へ

またこれからの経理は、「仕訳を入力する」「決算書を作成する」といった「仕組みを利用する立場」から、いかに会社にとって必要な情報を提供することができるのかを考える、いわゆる「仕組みを構築する立場」へと求められる役割が変わってきます。

そのためには会社について深く知らなければなりません。どのようにして情報が経理へ集まるのか、どのような処理を経て経理へ情報が集まるのか、何が原因で情報が集まりにくいのか、各部門ではどのような処理を行っているのか。

これは実際に作業をしている担当者とのコミュニケーションが重要です。
実際の面倒と感じていても、仕事だからしょうがなくやっている作業もあります。
そのような情報を拾い上げ、効率的な仕組みを構築するにはコミュニケーションが必要です。
効率的な仕組みを構築できれば、決算の早期化といったことも可能になります。

何事においても「コミュニケーションスキル」は重要なのです。

2種類の「情報」

「情報」にも加工前情報と加工後情報の2種類があります。
本の中では「インフォメーション」と「インテリジェンス」という形で表現しています。

「インフォメーション」とは収集した素材情報
「インテリジェンス」とは素材情報を精査し加工した意思決定のための情報

経理にはさまざまな「インフォメーション」が集まります。
それを「インテリジェンス」にして意思決定者に提供するのが仕事です。

決算書は「インテリジェンス」にあたります。
会議のために作成する資料も「インテリジェンス」です。

必要に応じた「インテリジェンス」を作成するには、元となる「インフォメーション」の質が良くないといけません。

精度の高い「インフォメーション」を集めることができれば、多角的な視点から見る資料を作成することが可能です。
しかし、精度の高い「インフォメーション」を紙の資料で収集しても活用することが難しいです。
「インフォメーション」は紙ではなくデータとして集めなければ有効活用は難しいです。

どのように情報を収集するべきなのか、どのように管理しておくべきか、どのように利用するのかなどについて書いています。

書籍の概要

本書は一歩上の経理担当者を目指す人向けの本です。
一つ上の経理担当者に必要なのは、会社の数字を読み解き課題を「見える化」して現場を動かすスキルです。

そのために、7つのスキルを具体的に本書で解説します。

1.コミュニケーションスキル
経理のシステム環境がITなどにより大きく変わる中で最も重要になるのが社内の人たちと意思疎通を図るスキルです。

2.情報管理スキル
経理には社内の様々な情報が集まってきます。
必要に応じて取り出して提供できるように情報を適切に管理するためのスキルです。

3.情報収集スキル
必要な情報が漏れなく集まってくるのが理想なのですが
その情報の質はバラバラなのが現状です。
情報をデータ化して効率的・効果的に収集するためのスキルです。

4.仮説立論スキル
社内の課題を認識するには、自分なりの仮説を立てる必要があります。
経理担当者に必要な数字と仮説の関係を解説します。

5.情報分析スキル
「資本利益率」をはじめとした経営分析に役立つ
情報を自分なりに読み解けるようになるためのスキルです。

6.情報提供スキル
経理の最終的な目的は決算書を作成することです。
しかし、日々の業務には予算作成のための資料提供や、担当部署から依頼された書類を作成することがあります。この情報をわかりやすく届けるスキルを解説します。

7.情報処理スキル
経理担当者として押さえておきたいExcelの機能をまとめて紹介します。
日々の業務を効率化させるヒントが盛りだくさんです。

目次

1章:コミュニケーションスキル
01コミュニケーションは情報整理の土台
02仕組みを利用する側から構築する側へ
03なぜ予算が必要なのか?
04議論が起きる資料を提供する
05従業員を1人雇うのに必要な費用とは?
06規程など社内ルールを理解しておく
07業務フロー図を作成して業務フローを見える化する
08マニュアルを作成して上手に伝達する

2章:情報管理スキル
01情報管理は経理業務の根幹
02原価計算基準が情報管理のベース
03会計システムに登録する情報を工夫しよう
04補助科目の活用で情報は整理される
05「雑費」は極力使わないという考え方
06人件費管理のための勘定科目と補助科目の活用法

3章:情報収集スキル
01情報収集の効率化こそ経理業務の効率化
02SMART ARTを使って個別の業務フロー図を作成する
03情報収集の効率化こそ経理業務の効率化のポイント
04Excelで情報収集しよう
05インポートとエクスポートを理解しよう
06データの中身を理解しておこう
07ExcelをCSVに変換する
08CSVをExcelに変換する

4章:仮説立論スキル
01仮説立論の目的は行動を起こさせるため
02仮説立論には「基準」となる数字が重要
03「予算」の必要性
04予算作成の3つのポイント
05予算作成の流れ
06予算作成の手順

5章:情報分析スキル
01「分析」とは何か?
02ピボットテーブルとは
03ピボットテーブルを利用した管理会計資料の作成
04配賦についての考え方
05ピボットテーブルの機能を活用した分析方法

6章:情報提供スキル
01ピボットテーブルを利用した資料作成のコツ
02ピボットテーブルの数値を参照するGETPIVOTDATA関数
03ピボットテーブルを活用したグラフ作成
04集計表を扱う場合の印刷設定

7章:情報処理スキル
01ショートカットキーの活用で業務効率UP
02よく利用するメニュー機能はクイックアクセスツールバーに追加
03保存せずに閉じてしまったファイルを復元する便利な方法
04さまざまな貼り付けの方法と使い分け
05相対参照と絶対参照と複合参照
06フィルターを効率的に利用するポイント
07経理なら必ず使いこなしたいVLOOKUP関数とエラーの対処法
08覚える関数を少なくするいろいろな方法
09文字列や数値を操作する関数
10「F9」「F10」でローマ字入力を英数字に変換

まとめ

やっぱり本を1冊書くのって大変です。
前回書いた時はもう書けないと思いましたが、ちゃんと1冊書けたことをほめてあげたいです。
編集さんには非常にお世話になりました。
本よろしくお願いします。

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