効率化

効率化のためにはルール1:机の上に余計なものは置かないようにする

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効率化のためには整理整頓が何より重要です。
探すという時間は何も生み出しません。
すぐに目的のものを見つけられるような状態にしておくことが大切です。

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帰宅する際に机上に紙書類を置かない

私は帰宅時に机上には「パソコン」「電話」「スキャナ」だけというルールにしています。
いわゆるクリアデスクというやつですかね。

無くすのが大変だったのは「紙書類」。
ペーパレス化をすすめて昔よりは間違いなく少なくなっているのですが、それでも紙が多く残っているですよね。
ですのでまずは「紙書類」をどのように保管するのかのルールをまず決めました。

紙書類は「未処理」「処理済」「情報」の3つに分類

紙書類は「未処理」「処理済」「情報」の3つにわけるルールにしました。

未処理:ファイルボックスに入れて袖机に保管する。
処理済:キャビネットで保管する。書類によっては「スキャン」して「電子」でも保管をする。
情報:「スキャン」して紙は捨てて「電子」保管をする。

未処理

未処理ですので、何かしらの処理をしなければならない業務ということです。
これを「期限」と「内容」の2つの視点で分類します。

「期限」は以下の4つで分類します。
①今日中
②期限があり、すぐにとりかかれる
③期限があるが、すぐにとりかかれない
④期限がない

「内容」は以下の3つで分類します。
①ルーチン
②スポット
③クリエイティブ

簡単なマトリックス図で書くとこんな感じですかね。

↓期限 / 内容→ルーチンスポットクリエイティブ
①今日中
②期限があってすぐにできる
③期限があるけどすぐにできない
④期限がない
管理方法→紙のto doリスト紙や付箋とOneNote紙や付箋とOneNote

管理方法

まず期限ごとでの個別フォルダを4つとボックスファイルを1つ用意します。

ボックスファイルは手の届くところに縦置きにし、個別フォルダに期限ごとでのラベルを貼ったものを入れます。
縦置きがポイントで、平積みに比べファイルの出し入れが楽です。

期限ごとで個別フォルダに入れるわけですが、「内容」によってどのように入れて管理するのかを紹介していきましょう。

ちなみに帰宅時にはボックスファイルごと袖机にしまいます。

ルーチン業務の管理方法

ルーチン業務は予め「いつまでに」「何」を行うか決まっていますので、「to doリスト」と「カレンダー」で管理します。
ルーチン業務の期限は業務によって様々です。
そうなるとどの個別フォルダに入れるのかとなりますが、「今日中」の個別フォルダで管理します。
「今日中」の個別フォルダは毎日チェックしますので、期限が色々あっても処理を漏らすことはありません。

ちなみに私は「to doリスト」はシステムではなく紙で行っています。
「to doリスト」はシステムでも試してみましたが、忘れちゃうんですよね、見るのを。
そうすると負の連鎖で利用しなくなってしまって・・・
というのもあり紙の「to doリスト」を使っています。
「to doリスト」は基本ルーチンワークのチェックなので、内容を更新する頻度は多くはないのでいいかなと思ってます。
プリントアウトしたものを手の届く場所において、すぐにチェックできるようにしています。

スポット業務の管理方法

スポット業務は突発的に依頼された業務です。
突発的な依頼業務は、必ず「いつまでに」と期限を確認します。
では期限ぎりぎりで行えばいいわけではなく、可能な限りすぐにやるほうがいいです。
依頼者が思っていたものと違っていても修正することができますし、評価もあがります。

依頼案件は1案件1枚で管理しています。
1枚というのは、依頼のされ方により違っていて、メールで依頼されたものはメールをプリントアウトしての1枚だったり、口頭で依頼されたものは付箋で1枚といった感じです。
1案件につき1枚といった感じで目で未処理数を確認できるようにしています。
ちなみに付箋は少し大きめの付箋を使い、A4用紙に貼り付けています。

実際の案件の進捗管理ではOneNoteに記録しています。
OneNoteはノートブック、セクション、ページといった階層構造になっています。

「ルーチン」「スポット」「クリエイティブ」というセクションを作成し、案件ごとでページを作成して内容を記録します。

クリエイティブ業務の管理方法

クリエイティブ業務は主に改善業務です。
改善業務も依頼されたものなのか、自発的に行うものかでも違いがあります。

依頼されたものの場合、期限があります。
自発的に行うものもタイミングがあるでしょう。
すぐに済ませることができるものと、進捗管理をしながら行うものとがあります。

管理方法は基本的にスポット業務と同じです。

処理済

処理済は「紙書類」で保存しなければならないものと、「電子データ」で保存しておけばいいものがあります。
また両方で保存しておくものもあります。
それは法律上「紙書類」で保存しておかなければならないけど、利便性を考えると「電子データ」の方が使いやすいからでしょう。

「紙書類」の保存方法については、社内の文書管理基準がありますので、それに従えばいいでしょう。
「電子データ」の保管方法は、フォルダを利用して管理を行います。
この内容については別で書こうかなと思います。

情報

「紙書類」には、「注文書」や「請求書」など明らかに紙で保存しなければならない書類はいいとして、紙で保存しておく必要があるかどうか悩む書類も多いです。

保管するかしないか、保管するにしてもどう保管するかを考えるくらいなら、「電子保管」するというルールにすれば、色々悩むのに時間を使わなくて済みます。

この「電子保管」は電子帳簿保存法に対応したタイムスタンプをして、検索可能にするといったようなガチガチな保管ルールに基づく方法ではなく、残すべきか捨てるべきか悩む書類について、とりあえず「スキャン」して残しておこうというものです。

ちなみに「スキャナ」は「ScanSnap ix500」を使っています。

「ScanSnap ix500」には「ScanSnap Organizer」というソフトが同梱されていますが、これが非常便利です。

スキャンしたPDFがサムネイルで一覧表示された形で閲覧できますし、1つのファイルに複数ページある場合も、サムネイル上でページを送ることができます。

検索可能なPDFにすることで複数のPDFを一括検索することも可能です。
Scansnapで検索可能なPDFにして全文検索でファイリングの手間をなくす

まとめ

ステータス保管場所書類の状態
未処理ファイルボックスに入れて袖机紙書類 or OneNote
処理済ファイルに綴じて共有キャビネット紙書類 or PDF
情報パソコン or サーバー(閲覧はScanSnap Organizer)PDF
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