効率化

効率化のためには制約(ルール)をつくるといい(ルール1)

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「効率化」という名前のブログですが、最近あまり効率化について書いていませんでした。

しかし、こちらの本の出版セミナーに参加して、自分の効率化を見直してみようかなという気になりました。

制約について

「ルール」とも言い換えてもいいですね。
効率的に仕事を行うためには、余計なことを極力しないことが重要です。

「ルール」は、余計なことをしないための仕組みといえます。
柔軟性のない杓子定規な対応を、お役所仕事という言い方をしますね。
あまりいい意味では使われませんが、仕事は「ルール」に従って処理するのが一番効率的です。

物理的な作業で以外で時間がかかるのは、イレギュラー仕事です。
なぜならイレギュラーな対応は頭を使うからです。
頭を使う仕事に時間がかかるのは、処理した結果が他にどのような影響があるかを考える必要があるからです。

それに対して「ルール」で処理する仕事は頭を使う必要がありません。
「ルール」化した仕事は他の人へ任せるのも容易ですし、将来的に業務をAIやRPAへ移行させることスムーズです。
効率化の最終的なゴールは自分がやらなくても可能な仕組みを作ることです。
そのために「ルール」が必要不可欠です。

私の7つのルール

ルール1:机上のルール
ルール2:デスクトップ(フォルダ管理)のルール
ルール3:パソコン操作のルール
ルール4:メールのルール
ルール5:ファイリングのルール
ルール6:マニュアル等のルール
ルール7:ルール(規定)を疑う

思いつきでルールを羅列してみましたけど、変わるかも・・・

とりあえず今回はルール1について書こうかな。

机上のルール

ルール1は『帰宅する際に机上に紙書類を置かない』

帰宅時に机上は「パソコン」「電話」「スキャナ」の3つとルールにしました。

私にとってなくすのが大変だったのは「紙書類」をなくすこと。
なので、「紙書類」をどのように保管するのかのルールをまず決めました。

「紙書類」は「未処理」「処理済」「情報」の3つに分けて保管しています。

未処理:ファイルボックスに入れて袖机に保管する。
処理済:処理が済んだら即キャビネットで保管する。
情報:他部署や上司などから紙で受け取った書類で、「スキャン」して紙は捨てて「電子」保管をする。

未処理

未処理は、何かしらの処理をしなければならない業務ということです。
「いつまで」という期限を軸に4つに分類します。
①今日中
②期限があってすぐにできる
③期限があるけどすぐにできない
④期限がない

分類した未処理業務は紙で管理をしてます。
メールで依頼を受けたものは紙にプリントアウトしますし、口頭で受けたものは付箋なりにメモして起きます。
紙で管理する意図は、目に見える形で業務量を見るためです。

分類した業務ごとでフォルダに入れて、ファイルボックスにしまい、帰宅時にファイルボックスごと袖机にしまうわけです。

処理済

処理済は「紙書類」で保存するもの、「電子データ」で保存するものがあります。
また両方で保存しておくものもありますが、多くの場合「紙書類」で保存しておけばいいものを利便性から「電子データ」でも残しています。

「紙書類」の保存方法については、社内の文書管理基準がありますので、それに従えばいいでしょう。
「電子データ」の保管方法は、フォルダを利用して管理を行います。
この内容については別で書こうかなと思います。

情報

「紙書類」には、「注文書」や「請求書」など明らかに紙で保存しなければならない書類はいいとして、紙で保存しておく必要があるかどうか悩む書類も多いです。

保管するかしないか、保管するにしてもどう保管するかを考えるくらいなら、「電子保管」するというルールにすれば、色々悩むのに時間を使わなくて済みます。

この「電子保管」は電子帳簿保存法に対応したタイムスタンプをして、検索可能にするといったようなガチガチな保管ルールに基づく方法ではなく、残すべきか捨てるべきか悩む書類について、とりあえず「スキャン」して残しておこうというものです。

ちなみに「スキャナ」は「ScanSnap ix500」を使っています。

「ScanSnap ix500」には「ScanSnap Organizer」というソフトが同梱されていますが、これが非常便利です。

スキャンしたPDFがサムネイルで一覧表示された形で閲覧できますし、1つのファイルに複数ページある場合も、サムネイル上でページを送ることができます。

「ScanSnap Organizer」での「PDF」の管理方法については別でまた書きましょうかね。

まとめ

ステータス 保管場所 書類の状態
未処理 ファイルボックスに入れて袖机 紙書類
処理済 ファイルに綴じて共有キャビネット 紙書類
情報 パソコン or サーバー(閲覧はScanSnap Organizer) PDF

次回は「ルール2:デスクトップのルール」について書きます。

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