効率化

効率化のためには制約(ルール)をつくるといい

更新日:

「効率化」という名前のブログですが、最近あまり効率化について書いていませんでした。

しかし、こちらの本の出版セミナーに参加して、自分の効率化を見直してみようかなという気になりました。

制約について

「ルール」とも言い換えてもいいですね。
効率的に仕事を行うためには、余計なことを極力しないことが重要です。

「ルール」は、余計なことをしないための仕組みといえます。
柔軟性のない杓子定規な対応を、お役所仕事という言い方をしますね。
あまりいい意味では使われませんが、仕事は「ルール」に従って処理するのが一番効率的です。

物理的な作業で以外で時間がかかるのは、イレギュラー仕事です。
なぜならイレギュラーな対応は頭を使うからです。
頭を使う仕事に時間がかかるのは、処理した結果が他にどのような影響があるかを考える必要があるからです。

それに対して「ルール」で処理する仕事は頭を使う必要がありません。
「ルール」化した仕事は他の人へ任せるのも容易ですし、将来的に業務をAIやRPAへ移行させることスムーズです。
効率化の最終的なゴールは自分がやらなくても可能な仕組みを作ることです。
そのために「ルール」が必要不可欠です。

私の7つのルール

ルール1:机上のルール
ルール2:デスクトップのルール
ルール3:ファイル管理・検索ルール
ルール4:パソコン操作のルール
ルール5:メールのルール
ルール6:マニュアル等のルール
ルール7:ルール(規定)を疑う

それぞれについてもう少し丁寧に書きますと・・・

机上のルール

『帰宅する際に机上に紙書類を置かない』
机上から紙を無くすことは考えると、必然と書類をどのように管理するかを真剣に考えます。
無くすには「しまう」か「捨てる」かが必要となります。
「しまう」には、すぐに見つけられるようにしておく必要があります。
「捨てる」には、捨てていいものかの判断、捨てることへの抵抗感を無くす必要があります。

これらを考えると「ファイル管理・検索ルール」にも繋がります。

デスクトップのルール

『デスクトップのアイコンは最小に』
『毎日利用するものは自動起動』
『ブラウザを開くと同時に開くページを設定』
『よく利用するメニューはタクスバーに設置(ショートカット起動)』

デスクトップにはできるだけフォルダやファイルを置かないようにしましょう。
不必要なファイルを捨てるのは当たり前ですが、必要なファイルをどのように管理するのかなど、「ファイル管理・検索ルール」にも繋がる部分でもあります。
できるだけ操作を少くするような配置や自動設定は考えます。

ファイル管理・検索ルール

『ファイル管理は見つけやすさが全て』
『ファイルは共有が基本』
『階層管理と検索管理を使い分ける』

経理はたくさんの書類やファイルを扱います。
管理ルールを決めていないと、必要なときに必要なものを見つけることができません。
どこかで見た記事では年間150時間くらい探すのに時間を取られていると書いてありました。
日数にすると18.75日にあたります。
非常に時間を無駄にしています。

パソコン操作のルール

『マウスは極力使わない』
『単語登録』
『文章はすべてOneNoteで記録する』

マウスを使わないというのは主にショートカットキーを使いましょうというものです。
ショートカットキーとはキーボードのみで、パソコンを操作するものです。
右クリックといえばマウスでの操作をイメージすると思いますが、同一のことができるキーがキーボードにあります。
使えるショートカットキーの数を増やしていけば、確実に業務処理スピードを上げることができます。

単語登録とは、タッチしたキーから変換候補を表示し、全て入力しないでも入力を済ますことができる機能です。
挨拶文などの利用頻度の高いものでも、数タッチで数行分をパッと入力することができます。

文章をOneNoteで記録するというのは、Wordで文章を作成するとファイルがたくさんできるので、ファイル管理を楽するためにもOneNoteを利用しています。

メールのルール

『タグ付けルールを設ける』
サンダーバードというメーラーを使っているので、メーラーによっては使えない機能かもしれません。
私はメールで自動振り分け機能を使っていません。(迷惑メールは自動排除する設定になっています)
理由は簡単で自動振り分けを使うとそのまま見ないということを良くしていたからです。

そのため手動に戻しました。
タイトルを見て、もしくは一読してから手動でタグ付をしています。

マニュアル等のルール

『OneNoteで作成・管理する』
『業務記述書を作成する』
『業務フロー図を作成する』

効率化を行うためには誰でもできるような環境にしなければなりません。
そのためにマニュアルを作成する技術が必要です。
また作成したマニュアルを管理・更新する必要があります。
OneNoteを利用するのはファイル管理がしやすい事や、図や写真などを挿入しやすい点があります。

ルール(規定)を変える

『ルールを変える発想を持つ』
効率化するためにはやらなくていいことはやらないような仕組みが必要です。
過去に決まったルールは、過去の状況や環境によって決めたルールかもしれません。
現状に合わないものや改善できるのであれば変えるという発想を持つことが重要です。

まとめ

ルールを考えることは改善策を考えることに繋がります。
それぞれのルールについて細かく紹介しようと思います。

スポンサードリンク

-効率化
-, ,

Copyright© 経理と事務の効率化 , 2018 All Rights Reserved Powered by AFFINGER4.