Excelショートカットキー

Excelショートカットキーを有効活用するために押えておきたい6つのポイント

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先日「業務効率をUPさせるExcel勉強会」を開催しました。

主なテーマは
「『ショートカットキー』を使う癖を習慣化させること」

そのために前半は「『ショートカットキー』の基礎的な内容」を、後半は「マウスを使わずにピボットテーブルで資料作成をする」の構成を立てました。

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この記事ではどのようなショートカットキーがあるかという説明ではなく、ショートカットキーを効果的に使うために知っておきたいことや各種役割などについて説明します。

・ショートカットキーとは
・Excelシートの名称について
1.マウスは使うな
2.3つの修飾キーを知っておく
3.Altキーの役割について
4.アプリケーションキー(右クリックキー)
5.ファンクションキー
6.クイックアクセスツールバー

ショートカットキーとは

キーボードを使ってパソコンの操作を簡単に行うための機能のことです。
Excelでの代表的なショートカットキーといえば「コピー(Ctrl + C)」「貼り付け(Ctrl + V)」があります。
よく使う機能はすべてショートカットキーで操作できるようになれば、仕事のスピードは格段に速くなります。

業務効率をUPさせるには「ショートカットキー」利用による操作習得は必須です。

Excelシートの名称について

ショートカットキーの説明をする前に、Excelの各種名称を確認しておきます。
この記事の説明するうえで特に押さえておきたいのが、「D:リボン」「E:タブ」「F:クイックアクセスツールバー」の3つです。
image022
A:「行」または「レコード」・・・Excelシートの上下方向の行のことをいいます。
B:「列」または「フィールド」・・・Excelシートの上下方向の列のことをいいます。
C:「セル」・・・シート内の1つ1つの枠をセルといいます。
D:リボン・・・Excelメニューがカテゴリーごとにまとめられている場所です。
E:タブ・・・リボンを切り替えるときに使います。
F:クイックアクセスツールバー・・・Excelメニューの利用頻度の高いものを配置しておくバーです。
G:シート見出し・・・ブック内の各シートの名称です。

1.マウスは使うな

ショートカットキーを習得する一番の近道は「マウスを使わない」ことです。
最初はもどかしいと思いますが、キーボードだけしか使えないとなると「ショートカットキー」を使わざるをえなくなります。
その状態がスキル習得を飛躍的に向上させます。
ショートカットキーが手に染みついてきたら、マウスと併用して自分の扱いやすい操作方法にする

2.3つの修飾キーを知っておく

ショートカットキーは多くの場合、複数キーを同時にタッチすることで実行されます。
その中で主に利用するのが以下の3つのキーです。
[Ctrl:コントロールキー]
[Alt:オルトキー]
[Shift:シフトキー]

これらは修飾キーと呼ばれ、他のキーの入力文字や機能を変えるために併用するキーです。

それぞれの場所も押さえておきましょう。
[Ctrl:コントロールキー]
Ctrl-keyboard

[Alt:オルトキー]
Alt-keyboard

[Shift:シフトキー]
Shift-keyboard

3.Altキーの役割について

「タブ」や「リボン」のメニューをショートカットキーで利用する場合は、「Alt + ○○キー」で利用します。
通常の状態では表示されませんが、Altキーを押すと「タブ」に「H」などの英字が表示されます。
image003
「Alt + ○○キー」を実行すると「リボン」に英数字が表示されますので、利用したいメニューにをキータッチすると実行されます。
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上記の説明では貼り付けを行うための処理を「ホーム(Alt + H)」→「貼り付け(V)」で実行しました。

4.アプリケーションキー(右クリックキー)

マウスの右クリックすると「ショートカットメニュー」が表示されます。
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メニューの横に表示されているアルファベットがショートカットのためのキーとなります。
image005

キーの右側に(...)があるものは実行するとダイアログボックスが開きます。

image006
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「形式を選択して貼り付け」のダイアログボックス
同じ操作がキーボードでも可能です。

1つは、キーボードの右下にある「メニューとマウスカーソル」のマークが刻印されているキーです。
app-keyboard
別名「右クリックキー」といいます。
ただキーボードによってはこのキー自体がない場合があります。

もう一つの方法は「Shift + F10」というショートカットキーがあります。
ただ右クリックキーの方が楽ですので、キーボードについているのであれば、そちらを使いましょう。

とりあえず操作に困ったら表示させてみてください。
必要としているメニューがその中にあることが多いです。

5.ファンクションキー

「ファンクションキー(以下Fnキー)」と呼ばれる[F○(○の中は数字)]のキーも押えておきたいキーです。
F-keyboard
[Fnキー]には初期設定されているメニューがあります。
[Fnキー]は[Ctrl][Alt][Shift]各種キーと違い、それ単体でもメニューが実行されます。
もちろん[Ctrl][Alt][Shift]と組み合わせて異なるメニューを実行することができます。

6.クイックアクセスツールバー

よく利用するメニュー機能は「クイックアクセスツールバー」に追加すると「Alt + 数字キー」で利用できるようになります。
Excelのメニューをショートカットキーで利用する場合、キー操作が2回になりますが、「クイックアクセスツールバー」に登録したメニューは、1回だけの操作で利用できるようになります。

追加方法
クイックアクセスツールバーに追加する方法①
追加したメニューにマウスを合わせた状態で「右クリック」をし、表示されたメニューの「クイックアクセスツールバーに追加」を選択します。
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追加される前
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追加される後
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クイックアクセスツールバーに追加する方法②
クイックアクセスツールバーに追加する方法は他にもあります。
リボンにないメニューについては、この方法で追加してください。
私がよく使うメニュー「シート名の変更」と「シートの削除」を追加してみましょう。

1.クイックアクセスツールバーにある▼をクリックしてメニューを開き、「その他のコマンド」を実行し、Excelの設定オプションが開きます。
クイック2

コマンド選択から「すべてのコマンド」を選択します。
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「記号」「アルファベット」「ひらがな・カタカナ」「漢字」の五十音順になっています。

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その中の「シートの削除」「シート名の変更」を追加しましょう。

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「クイックアクセスツールバー」にはたくさんのメニューが追加できますが、「数字キー」が2桁になると操作がめんどくさくなりますので、1桁で収めるのが理想的です。

私は以下のメニューの追加しています。
・フォントサイズの大小
・並べ替え
・ウィンドウ枠の固定
・区切り位置
・シート名の変更
・シートの削除

「フォントサイズの大小」の場所
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「並べ替え」「ウィンドウ枠の固定」の場所
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「区切り位置」の場所
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削除方法
設定されているメニューを削除するには、メニューアイコンに右クリックで表示されるメニューから「クイックアクセスツールバーから削除」を選択します。
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最初に設定されている「上書き保存」「元に戻す」「やり直す」は簡単に使えるショートカットキーがありますので、削除しましょう。

まとめ

ショートカットキーは頭で覚えるというよりも、手が覚えさせるものです。
ブラインドタッチもそうですが、慣れていくと考えるより手が勝手にキーを押すようになります。

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