BtoBプラットフォーム運用で悩んだ点
・発注(通知書発行)に承認決裁後に発注といった機能はない。
・発注(通知書発行)時に、別のファイルも一緒に送付したい
発注のための承認機能がない
BtoBプラットフォームには受領した請求書を承認フローに乗せて決裁を受けることができます。
しかし、発注書(通知書)を承認フローに乗せることはできません。
なので、基幹システム側(X-point)のワークフローで承認決裁を受けた発注データからCSVを作成し、BtoBプラットフォームに取り込んで発注するという流れで行うことにしました。
発注データに合わせてファイルも送りたい
発注書を送る際に別の書類も一緒に送る場合も多いので、通知書を送る際に他のファイルも送れるとよい。
そのため、アップロードしてすぐに送信されてしまうと、ファイル添付をする時間がなくなってしまう。
そこで発注データをBtoBプラットフォーム上へのアップロードは経理で行うが、最終的な発注書通知処理は事務担当者(受取担当者)で行う運用フローにする。
これにより事務担当者のペースで処理をすることが可能。つまり、ファイル添付を行う場合も焦る必要がない。
今までの郵送時に封筒に入れていたのが、BtoBプラットフォーム上でファイル添付するに変わっただけと考えれば、違いはあまりない。
むしろ履歴きちんと残るから非常にメリットがある。
この運用するためのポイントは2点。
1.発注データCSVに受取担当者を設定する
2.データを一括アップロード作成する際に、分割アップロードで「通知書単位に分割する」で設定する
発注書作成から送信までの流れ
1.基幹システム(X-point)上で、発注承認を得る
2.最終承認を得たらX-pointから発注データCSVを出力する
※データには受取担当者を設定する
3.CSVをBtoBプラットフォームに取り込む
分割アップロードにチェックを入れる
※データを一括アップロード作成する際に、分割アップロードで「通知書単位に分割する」で設定すると通知書ごとで分けることも可能。
4.受取担当者のトップ画面の残作業に分割アップロードと表示される
5.「通知予約へ」から通知設定を行う
添付書類がある場合は、ファイル添付機能を利用する。
※発注データは1つ1つ作成されるため、発注データごとにファイル添付が可能です。
まとめ
ファイル添付が必要ない発注であれば、分割アップロードを利用しなければ、アップロード即発注という運用も可能です。