BtoBプラットフォーム 経理実務の効率化

01BtoBプラットフォームを電子取引システム導入を検討

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「BtoBプラットフォーム請求書」というシステムを導入しました。

※経理EXPOの写真

「BtoBプラットフォーム請求書」の機能

「BtoBプラットフォーム請求書」は請求書の受取と発行を電子化するクラウドサービスです。

請求書発行:得意先に対して請求書をWEB上で『発行する』
請求書受領:発注先からの請求書をWEB上で『受取る』
※請求書受領側の機能には、発注先へ通知書を発行する機能があり、返信してもらうことで発注先が請求書を発行させることもできます。

私の会社は「請求書受領」機能側を利用したくて導入しました。


引用:BtoBプラットフォームサイト
2017/08/17現在、約15万社が利用しています。

BtoB導入前と導入後の比較

注文書の発行

①導入前
基幹システム上(X-point)で発注申請を行い、決裁承認が完了したものについて、発注が可能になります。
ただ発注が可能になるというのは、発注書が発行できるようになるということで、発注先に発注書を送る作業は各担当者や事務担当者が行っていました。

②導入後
基幹システム上で発注申請を行い、決裁承認が完了したものについて、CSVで出力し「BtoBプラットフォーム」に取り込んで発注を行う。
つまり、発注申請後に各担当者や事務員が郵送する手間がなくなる。

発注先は発注が行われるとメールで通知が届き、「BtoBプラットフォーム」にログインして、発注書を確認してもらいます。

「BtoBプラットフォーム」では、発注先が発注データを「未開封か」「開封したか」「確認したか」など、相手がどのような処理をしたかをステータスで管理することができます。
ステータスはその他にも「返送済」があります。

請求書受領

①導入前
送付されてきた請求書を事務担当者が受取り、発注金額と一致しているかを確認し、発注担当者と上長の決裁を受けて経理へ提出。経理では発注データに計上flagを入れて、仕訳データを作成し、会計ソフトへ取り込む。

②導入後
発注先は発注時に受けた発注データをそのまま返信することで請求処理が完了する。「BtoBプラットフォーム」受領した発注書をそのまま請求書として発行するので、うちの会社が発注した金額を変更して請求をできない。

つまり、発注金額との相違が生じることはなく、発注担当者や発注部門で確認する必要はない。
(ただしワークフロー機能も付いているので、受領した請求書を担当者や上長に決裁を行ってもらうことは可能)

受領した請求書データはそのまま仕訳データを作成できるので、会計ソフトへ取り込む。

とりあえずこんな感じの運用になるというイメージを書いてみました。
まだ実運用は開始できていないんですけどね。
あとは発注先さんへシステムの利用方法について案内して了解をもらうという面倒な処理が待っています。

最終的な目標

基幹システム(X-point)は一定時間ごとにCSVの出力することが可能です。
「BtoBプラットフォーム」は指定されたフォルダにあるCSVを自動的に取り込むことが可能です。(オプション機能)
システム連携することで、自動的に発注を完了させることが可能。
実現させたいわー

興味のある方は→BtoBプラットフォーム

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