勤怠管理システム

「働き方改革」ために活用したい勤怠管理システム選び11のポイント

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国が「働き方改革」を掲げ、政治のイシューになっています。
その中で通過したのが「高度プロフェッショナル制度(以下高プロ)」です。

「高プロ」は、年収1,075万円以上の一定の業種の方を労基法による労働時間、休日等の規制の対象から外す(残業代の支払いも不要になる)制度です。
まぁ将来的にラインとなる年収がどんどん下がるのではと危惧して多くの野党は反対しているようです。

まぁ「高プロ」の話をどうでもよくて、柔軟的な働き方はどうやったら可能かという話をここではしたいのです。
正直私の年収ではまったくひっかからない制度ですし、多くの人も関係ないんじゃないでしょうか。

ただ従業員にとって働きやすい状態を考えるのは、会社にとって非常に重要な課題です。

さて私は経理であって総務でも経営層の立場でもありません。
ただ従業員の立場から、どのような「働き方」であれば働きやすく、かつ会社も認める制度を考えたいと思っているわけです。
会社にとってもよく、従業員にとってもよい仕組みがなんなのかと。

色々と考えた結果、柔軟的な働き方を管理をするには「勤怠管理システム」が重要という結論になりました。

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勤怠管理システム

私が勤怠管理システムを選ぶにあたり、抑えておきたいを列挙しました。

・クラウドとスマホ
・打刻方法の種類
・多用な労働形態に対応
・有給休暇自動管理機能
・時間有給休暇対応
・柔軟的な残業申請機能
・ワークフロー機能を備えた各種申請機能
・労働時間状況をまとめて把握できる機能
・各種アラート機能
・シフト管理機能
・プロジェクト管理機能

クラウドとスマホ

求める機能:どこでも「打刻」どこでも「申請」

会社は働いた分はきちんと払うのが原則です。
しかし、お金を払うからといって労働時間が青天井になってしまうと体を壊す人が出てきてしまうので、労働基準法があるわけです。
逆に会社としては適切な働き方をさせたいとしても、従業員が頑張ってしまうばかりに労働時間が多くなってしまうこともあります。
もし働きすぎである場合は、人員を回したり、残業が多くなってしまっている原因を把握して解決する必要があります。

そのためには正確な労働状況を把握できていなければ管理をすることができません。

もし勤怠管理を紙で行っているとすれば、勤怠状況を月の間に把握するのは難しいです。
例えば、直行直帰がある営業や現場作業員などの場合、月末締めて働きすぎとわかっても後の祭りです。

そのために「勤怠管理システム」が重要なわけです。
現在サービスで主流となっている「クラウド型の勤怠管理システム」であれば「スマホ」で打刻が可能なものが多く、リアルタイムとまでは言わなくても、遅滞なく管理することが可能です。

直行直帰の従業員でも外で打刻が可能になりますので、メモをしておいて後から入力するという手間が減ります。
各種申請・承認もスマホ上で行うことができれば最高です。
従業員にとっても管理者側にとってもそして給与計算する総務にとっても、すべての処理が早くなりますのでいいことです。

またスマホのGPS機能でどこで打刻したかを確認することもできるシステムが多いです。

打刻方法の種類

求める機能:多用な打刻方法

上記でスマホでの打刻が必要と書きましたが、それ以外の打刻方法もほしいものです。

現状ある主な打刻方法は以下の方法ですかね。
「ICカードリーダー」
「PC打刻」
「PCログイン・ログオフ」
「指静脈リーダー」
「指紋リーダー」
「スマホ専用アプリ」
「タブレット専用アプリ」

通常打刻は会社に備え付けの打刻システムで行い、スマホ打刻は補助的に利用する形での運用を考えています。
どの打刻方法でも打刻した時間をきちんと記録してくれるシステムが重要です。
打刻した記録がエラーで残らないといったことが生じたら問題です。

多用な労働形態に対応

求める機能:多用な労働形態が設定できる機能

まず労働基準法の32条労働時間には以下のように書かれています。

使用者は、労働者に、休憩時間を除き1週間について40時間を超えて、労働させてはならない。
使用者は、1週間の各日については、労働者に、休憩時間を除き1日について8時間を超えて、労働させてはならない。

これを超えた場合に時間外労働とになります。
一般的な労働時間で説明すると、勤務時間9:00〜18:00中に1時間の休憩時間があって8時間労働、月から金の5日間で40時間となります。

しかし、実際のところ労働形態は多用でより柔軟的な労働形態がないと対応できないのが実際のところ。
そのために、「変形労働時間制」「フレックスタイム制」「みなし労働時間制」というのも認められています。

「変形労働時間制」は、労使協定または就業規則等において定めることにより、一定期間を平均し、1週間当たりの労働時間が法定の労働時間を超えない範囲内において、特定の日又は週に法定労働時間を超えて労働させることができます。「変形労働時間制」には、(1)1ヶ月単位、(2)1年単位、(3)1週間単位のものがあります。「フレックスタイム制」は、就業規則等により制度を導入することを定めた上で、労使協定により、一定期間(1ヶ月以内)を平均し1週間当たりの労働時間が法定の労働時間を超えない範囲内において、その期間における総労働時間を定めた場合に、その範囲内で始業・終業時刻・労働者がそれぞれ自主的に決定することができる制度です。

「みなし労働時間制」には、「事業場外みなし労働時間制」、「専門業務型裁量労働制」、「企画業務型裁量労働制」があります。
事業場外みなし労働時間制は、事業場外で労働する場合で労働時間の算定が困難な場合に、原則として所定労働時間労働したものとみなす制度です。
専門業務型裁量労働制は、デザイナーやシステムエンジニアなど、業務遂行の手段や時間配分などに関して使用者が具体的な指示をしない19の業務について、実際の労働時間数とはかかわりなく、労使協定で定めた労働時間数を働いたものとみなす制度です。
企画業務型裁量労働制は、事業運営の企画、立案、調査及び分析の業務であって、業務遂行の手段や時間配分などに関して使用者が具体的な指示をしない業務について、実際の労働時間数とはかかわりなく、労使委員会で定めた労働時間数を働いたものとみなす制度です。

引用-厚生労働省-労働時間・休日

例えば1ヶ月単位変形労働時間制の場合、1ヶ月間で労働時間の調整ができていれば1日8時間を超えても時間外労働にならないというわけです。

私の会社は工事部門、人材派遣部門、コールセンター部門、ネットワーク保守部門と色々な部門あります。

工事部門は現場作業が多く、また夜中でないと作業できないこともあります。

コールセンター部門やネットワーク保守部門は交代制の24時間稼働で、シフト勤務であるため9:00〜18:00だけではとても対応ができません。

それぞれの部門にあった労働形態で働けるようにする必要があります。
しかし、それだけ多用な労働形態にすると、それだけ労働時間の算出に違いがでます。
特に時間外労働に違いが出てくるでしょう。
それだけ管理も大変になりますし、給与計算も大変になります。

そのため勤怠管理システムで様々な労働形態を設定し、実際の勤務時間から自動的に各労働時間を算出してくれるものであることが必須になります。

有給休暇自動管理機能

求める機能:有給休暇を自動で付与したり消化してくれる

年次有給休暇
使用者は、労働者が(1)6ヶ月間継続勤務し、(2)その6ヶ月間の全労働日の8割以上を出勤した場合は、10日(継続または分割)の有給休暇を与えなければなりません。
6ヶ月の継続勤務以降は、継続勤務1年ごとに1日づつ、継続勤務3年6ヶ月以降は2日づつを増加した日数(最高20日)を与えなければなりません。

引用-厚生労働省-労働時間・休日

勤務実績に応じて有給休暇を与えなければなりません。

有給休暇を手動で管理すると非常にめんどくさいんですよね。
引用に書いてあるように、6ヶ月間継続勤務して8割以上出勤しているからとか、継続勤務が1年たったからプラス1日とか決まりが色々あります。
もちろん有給休暇を使った場合には減らさなければなりません。

また会社によっては会社独自の有給休暇を付与する会社もあります。
株式会社PIALAでは「スモ休」という非喫煙者に対し、一年間当たり6日間の特別有給が付与されるそうです。
その他にもこちらで色々なユニークな有給休暇が紹介されています。
【休暇制度事例30選】あなたの会社、休めてる?ユニークな社内制度をご紹介!

このようにただでも有給休暇を管理するのは手間であるのに、さらに独自の有給休暇を設けると管理はさらに大変になります。

具体的には勤怠管理システム上でその人の勤務実績に合わせて自動的に付与してくれる、また有効期間を設定して自動的に抹消してくれるなどの機能があることが望ましいです。

時間有給休暇対応

求める機能:1時間単位での時間有給休暇を管理できる機能

柔軟的な働き方をするのに「時間有給休暇」はすごく有効だと思っています。

例えば、朝病院に行ってから出社するといったことや、就業時間中に歯医者に行くといった使い方もすることができます。
今日は子供の学校の集まりで会社を1時間早く出たいといったことにも対応できます。
また機能接待で帰りが遅くなるということだったら、朝2時間だけの有給を利用方法もいいかなと。

ただこれも勤怠管理システム上でできなければ、管理はかなり大変です。

柔軟的な残業申請機能

求める機能:残業時間に応じた申請の有無判定

私の企みとして残業申請をなくそうと考えています。
厳密にいうと月20時間を超えなければ残業申請は不要といった感じですかね。
従業員の裁量権を増やすとともに、管理者の管理負担がなくなるかなと。

ただ労働基準法が認める45時間以内に収めないといけませんので、20時間までは承認なしを認め、それを超える場合は事前申請が必要となるといった感じですかね。

裁量権を増やしつつも管理はする。

可能であれば、1週目で10時間を超える場合には申請が必要。
2週目で15時間といった感じに、柔軟性があるとよりいいですね。

ワークフロー機能を備えた各種申請機能

求める機能:申請が決裁基準に従って自動的に回覧される

個人的な考えてとしてはすべてにおいて決裁は少ない方がいいです。
そこまで意味がないことが多いと思うので。

ただ実際のところ決裁ルールがある以上はそれに従う必要があります。
であるならばそれぞれの決裁にもっと意味をもたせるような決裁ルールにしたいかなと思ってます。

そこで柔軟な決裁ルールが設定できるような機能があるといいかなと思っています。

またスマホから残業申請などの各種申請が可能だといいですね。
外部からスマホを使って打刻もそうですが、各種申請がスマホでできるとかなり楽です。

また承認者も外部で承認ができると管理上非常に楽です。

労働時間を把握する機能

求める機能:管理する部下の労働時間をまとめて把握できる機能

従業員に裁量権を増やす代わりに管理のしやすさも重要です。
次項目で書くアラート機能は強制的な管理であるのに対して、こっちは自発的な管理です。
時間外労働や休日出勤時間など色々な集計時間を見ることができます。

月中に働き過ぎの場合には抑制する措置をするためにもひと目で見ることができるような機能があるとよいです。

システムによってはグラフなどを使い、時間によって色分けをするなどして見やすい工夫をしているものもあります。

各種アラート機能

求める機能:打刻者や管理者にエラーや注意をメールで教えてくれる機能

エラーでよくあるのが打刻漏れ。
打刻したつもりになっていても打刻されていないということは生じますので、それをメールにて通知してくれるといいです。

管理者もずっと勤務状況を管理しているわけには行きません。
設定したルールに該当する場合にはアラートメールで通知してくれると管理がしやすいです。

実際の勤怠管理システムで紹介されているのでは、以下のようなものがありました。
・月の残業時間が30時間を超えた場合
・遅刻回数が3回を超えた場合
・月の残業時間が20時間かつ休日出勤日数が2日を超えた場合

柔軟的な設定ができるといいですね。

シフト管理機能

求める機能:シフト作成が楽にできるような機能

私の会社はコールセンターがあり、色々な働き方をする従業員がいます。
週4で勤務する者もいますし、短時間で勤務するものもいます。

というのもコールセンターは人が多く必要な時間帯と少なくてもいい時間帯というものがあります。
過剰にも不足にもならないシフトを作成するというのは大変です。

各自からバラバラに集めるそれをまとめるのは大変です。

システム上に各自に入力してもらうようにすれば、まとめる必要がありません。
まず入力してもらい人手が不足しているのであれば、入れる人をメールで募集するといったシフト作成を補助してくれる助かります。

そしてそういった機能をもった勤怠管理システムがあります。

プロジェクト管理機能

求める機能:働いた時間をプロジェクトに割り振る機能

私の会社では個別原価計算をしており、工事部門は人件費を工事案件に計上しています。
方法は勤怠時間を実際に働いた者が工事案件ごとに割り振り、その時間を使って人件費を配賦するわけです。

現在もすでにやっているのですが、工事案件ごとに割り振るのは手間です。
新しくする際には現在よりも簡単に入力ができる仕様にしたいと考えています。

まとめ

給与計算はやったことありませんでしたが、勤怠管理システムのトライアルを利用して設定をしていくと、その設定の意味を調べていくうちに給与計算はどのようにやるのかが理解できるようになりました。

また現状うちの会社では必要としない設定もありますが、この設定を使えばより柔軟な働き方ができるのはと考えるようになりました。
そのためには現状の就業規定を改定する必要があるなど、逆説的に色々なものを調べるに至りました。

調べていて楽しかったのが、会社独自の有給休暇についてです。
会社に提案してみようかな、採用でのアピールポイントにもなりますし。
すぐには無理だと思いますが、採用された場合に対応できるような勤怠管理システムを選びたいと思っています。

クラウド勤怠管理システム比較

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