経理実務の色々

通信コストと事務コストが下げられる無料の請求おまとめサービス

投稿日:2012年12月17日 更新日:



私の会社ではインボイスという会社のサービスを利用しています。
これはどんなサービスかというと、複数通信会社の電話料金を取りまとめて、代理請求してくれる会社です。
もちろん、支払回数も1回で済むようになります。

イメージとしてはこんな感じです。
インボイスさんのサイトより引用

しかもただまとめてくれるだけでなく、通信料金も安くなります。(可能性があります)
仕組みを単純に説明すると、インボイスのスケールメリットを利用して通信会社と安い回線契約をしているため、それにより利用している会社も割引を受けられるというわけです。

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インボイスを利用すると2つのメリット

1.バラバラに来ていた請求書が1つにまとめられる
2.通信料金が安くなる

では、私の会社でインボイスを利用することによって、どのようなに変わったかを紹介します。

当たり前ですが、通信会社がバラバラだと請求書がバラバラと来ます。
そして同じ通信会社でも請求書がバラバラに来ます。
これは管理が非常にめんどくさいんです。

それまでうちの会社では、来た請求がどこで利用しているのかを、電話番号や回線番号でチェックして、利用部署の部門長に確認をもらい、その後データベースに登録するという作業をしていました。

発生する手間

1.番号がどこ利用なのかを1件1件チェックする。
2.バラバラで請求書がくるので、確認依頼作業が何度も発生する。
3.データベースに登録する。

この手間がインボイスに登録することにより、どのように省けるのか

1.番号がどこ利用なのかを1件1件チェックする。

番号には3つの情報を持たすことができます。
3つの情報は階層ごとになっています。

イメージとしては、
親情報
-子情報
--孫情報

私の会社では
親情報・・・部署
子情報・・・利用している案件番号
孫情報・・・利用者
を持たせています。

親番号、子番号でグルーピングされるので、部門長の確認作業が格段に楽になりました。

2.バラバラで請求書がくるので、確認依頼作業が何度も発生する。

これも上で説明した内容とほぼかぶりますね。
今まで番号ごとにチェックしていたのですが、最初からその情報が付与されますので、チェック作業がなくなりました。

3.データベースに登録する。

インボイスからもらえる情報はPDFだけでなく、CSVデータでも取得できます。
私の会社ではそれまで、回線ごとの利用料金をデータベースに登録して利用していました。
A回線はどこのキャリアで、どこの部署で利用しているか?
回線ごとの金額を請求書からデータベースに登録してやり、部署情報やプロジェクト情報を組み合わせてデータを作っていました。
この請求書からデータベースに登録するのが手間でしたが、これを少しだけ加工して一括で登録して利用する事ができるようになりました。

現状でのネック

現状は1で説明した親情報、子情報、孫情報の変更等はインボイスさんへそのたびに依頼をしなければならないので、それが面倒です。
ただこれも来年の4月をめどに契約者側で修正する事が可能になるとの事です。

また無料で利用できるこのサービスですが、回線によっては有料になるものもあります。
その場合1件あたり100円かかります。
私の会社では10件近くが該当しました。
もちろん、それを依頼するかどうかは自由です。

また公共料金の一括サービスも提供しています。
こちらは有料ですが、もし事業者がたくさんあって不便という会社がありましたら、利用してみる余地はあるんではないでしょうか?

株式会社インボイスのサイト


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