経理のスキルアップ

他人と差をつける仕事効率を上げる10のスキルとおまけ

投稿日:2012年5月7日 更新日:


Desk / koneude

私は仕事が経理・財務の事務職です。
というものあり、これから紹介する10のスキルはデスクワークをメインとしたものになります。
この10のスキルのうち1~8までは難しくはありません。
9と10は理解するのに時間がかかるものですが、早いうちに身に付けておけば、これからの社会人生活でずっと使えるスキルとなります。
これができるようになれば、時間が10倍効率的に使うことができるようになるといって過言ではないです!(ちょっとおおげさかも)

仕事の効率を上げる10のスキル

1.ブラインドタッチを身につける
2.自分が操作しやすいアプリやファイルの配置設定にする
3.ショートカットキーを覚える。
4.エクセルのメニューをフル活用する
5.エクセルの関数を覚える
6.CSVデータの扱い方を知る
7.ピポットテーブルを覚える
8.ファイリングを身につける
9.簿記を覚える
10.エクセルのマクロを覚える

おまけ
ブログを書く

 

1.ブラインドタッチを身につける


R0011874 / kuzyoken

ブラインドタッチとは、キーボードを見なくても文字や数字の入力、パソコンの操作ができるスキルです。
ブラインドタッチができるかどうかで、事務処理スピードは3倍違います。
どのようにしてブラインドタッチのスキルを身につけるか?

キー配列を覚えましょう
覚え方は入力しながら覚えるのが効率的です。
後ほどタイピングゲームを紹介しますので、ゲームでタイピングをする時に見ながら入力して覚えましょう。
見る癖がついてしまういけないから、見てはいけないという意見もありますが、私は見ていいと思います。
見て入力するよりブラインドタッチが楽という状態になれば、見る癖は自然となくなります。

・ブラインドタッチを身につける手順
1.タイピングゲームをやる。(配列を覚えるまでキーボードを見てもいい)
2.タイピングゲームをやる。(キーボードを見ない)

タイピングゲームを3つ紹介しておきます。
なるほどネ!
寿司打
e-typing

2.自分が操作しやすいアプリやファイルの配置設定にする

この目的は、自分の利用頻度の高いものにすぐにアクセスできるようにすることです。

・配置設定する場所は
A.スタートメニュー
B.タスクバー
C.ショートカットをまとめたフォルダを作る
D.検索方法を覚える(おまけ)

A.スタートメニュー
windowsキーを押すと現れるメニューです。

ここを色々とカスタマイズしましょう。
方法は
①ドラッグ&ドロップ
②アイコンを右クリック

こちらでキャプチャ入りで説明しています
スタートメニューにアプリケーションを追加&削除する方法

B.タスクバー

ここもスタートメニューと同じような使い方をします。
タスクバーも
①ドラッグ&ドロップ
②アイコンを右クリック
で表示するようにカスタマイズすることができます。

C.ショートカットをまとめたフォルダを作る
私の場合こんな感じ。

私はこのショートカットをまとめたフォルダをスタートメニューの上から4つ目に置いています。

このショートカットの先には私がよく使うファイルなどが置かれています。
自分はこのフォルダによくアクセスするなぁと思うものがあれば、ショートカットを作成して、このフォルダに入れましょう。

D.検索方法を覚える(おまけ)

これは自分で設定するものではないのですが、ファイル名やフォルダ名を入れて検索する事ができます。
スタートメニューを表示させてすぐ上にあります。

フリーソフトをインストールしていい環境ならばこのソフトがおすすめです。
ファイル検索ツール「Everything

3.ショートカットキーを覚える

ショートカットキーとは、1つのキーやキーの組み合わせで、メニュー操作を行うことです。

ショートカットキーを効率的に身をつける一番の方法
「マウスを使わないこと」

全ての操作をキーボードだけで行うことを心がけてください。
「マウスを使わないと操作ができない!」
ではなく
「どうすればキーボードだけで操作できるか?」
を調べて実践してください。
最初はぎこちない操作になると思いますが、2週間もすればある程度の操作はできるようになります。
これでパソコンの事務処理スピードは2倍はあがります。

ショートカットキーのために覚えてほしいキー
①Ctrlキー
②windowsキー
③Altキー
④右クリックキー

②windowsキー

スタートメニューが表示されます。
既出ですが、スタートメニューをカスタマイズして自分仕様にすると利用頻度が増します。

④右クリックキー

※エクセルの場合
マウスの右クリックと同じメニューが表示されます。
各メニューの横に表示されているアルファベットとAltキーで操作が可能です。
詳しくは「業務効率を格段にアップさせる右クリックキー」で説明しています。

①Ctrlキー③Altキー
この2つはエクセルでよく使うのでそれと会わせて説明します。
エクセルでのショートカットキーは「Ctrl」と「Alt」がベースと考えてください。
「Ctrl」+「○キー」もしくは「Alt」+「○キー」で重要なショートカットキーは押さえられます。

例えば
「Ctrl + C」
これで指定のセル(マス目)の内容「コピー」。
その状態のまま他のセルに移動し、
「Ctrl + V」
でコピーした内容を「貼り付ける」ことができます。

「Alt」はメニューの横にあるアルファベットと組み合わせて
「Alt + ○キー」でショートカットキーとなります。

例えば「Alt + E」でメニューの「編集」が開きます。

「Altキー」については「Altキー」の使い方についてで書いています。

こちらに私が思う押さえておくべきショートカットキーをまとめました。

余裕があればファンクションキー「F1~F12」も覚えましょう。
例えば「F8」
「ふぁんくしょんきー」と入力して「F8」で
「ファンクションキー」と半角カナに一発変換されます。
もっとよく知りたいという人はこちらをどうぞ
F1~F12(ファンクション)キー

4.エクセルのメニューをフル活用する


メニューはたくさんあるので、とりあえず抑えておくといいものを紹介します。
・並び替え「Alt + D」⇒「S」
・フィルタ「Alt + D」⇒「F」
・オプション「Alt + T」⇒「O」

・並び替え「Alt + D」⇒「S」
多数列のデータを規則的に並び替える方法です。
例えば
A列 B列
2 うさぎ
4 いぬ
1 ねこ
3 さる

これをA列で昇順で並べ替えした場合
A列 B列
1 ねこ
2 うさぎ
3 さる
4 いぬ
と並べ替えされます

詳しくは「エクセルデータを番号順にする並び替えメニュー」をご覧ください。

・フィルタ「Alt + D」⇒「F」
フィルタは列を指定して、その列の指定したもののみを抽出するという機能です。

A列 B列  C列
2 うさぎ A組
4 いぬ  B組
1 ねこ  B組
3 さる  A組

これをC列で「A組」でフィルタをかけると
A列 B列  C列
2 うさぎ A組
3 さる  A組
と表示されます。

・オプション「Alt + T」⇒「O」
これはこの中に色々なメニューがあるのですが、とりあえずこの存在を知っておくといいのでご紹介です。
ここで色々な設定を変えることができます。
例えば枠線の色を変えることができます。

右と左で裏側のエクセルの罫線の色が変わったのがわかりますか?

あと知っておきたいのはエクセルの自動計算の設定


オプションの計算方法にある項目ですが、自動「A」と手動「M」があります。(テーブル以外自動は割愛)
これはエクセルで
セルA セルB セルC
1   2   3(=セルA+セルB)

自動「A」であれば、
セルAを1から4に変更した場合
セルA セルB セルC
4   2   6
セルの値は自動的に6になります。

ただ手動「M」になっている場合
セルAを1から4に変更しても
セルA セルB セルC
4   2   3
セルの値は3のままです。

再計算をしてやるにはファンクションキーの「F9」を押す必要があります。

どちらがいいかは人ぞれぞれですが、ここで設定できる事を知っておきましょう。

5.関数を覚える

覚えておくと便利な関数はたくさんあります。
だからといって関数はテキストを見て覚えるものではありません。
使いながら覚えるものです。
そのためにもどうやって自分の目的にあった関数を見つけるかを知っておきましょう。

目的の関数を探す方法
①ネット検索する
②エクセルのナビゲーションを使う

①ネット検索する
当たり前すぎる方法ですが、これが一番手っ取り早いですかね。
ただネット接続が認められていない会社もあります。

②エクセルのナビゲーションを使う
関数を使うのに、「セルに直接関数式を書く方法」と「関数を呼び出して挿入する方法」があります。
早いのは「直接書く方法」ですが、最初は「挿入する方法」で覚えていきましょう。
何度も同じ関数を使っていると覚えていきますので、そうしたら直接書いて関数を使えるようになりましょう。

1.fxをクリック

2.関数の分類から選択 or キーワード検索

3.説明文を読んで自分の目的の関数か確かめる

あとよく使う関数を紹介しておきます。
目的の関数を探す時の手助けになればと思います。

論理関数

if 条件を満たすかどうかで異なる結果を返す
and すべての引数が「正」のとき「正」を返す
or いずれかの引数が「正」のとき「正」を返す

検索/行列関数

vlookup 縦方向の表からデータを検索して抽出する
hlookup 横方向の表からデータを検索して抽出する
match 値を検索しその相対位置を求める

文字列関数

left 文字列の左端から指定の文字を返す
rigth 文字列の右端から指定の文字を返す
mid 文字列の任意の位置から指定の文字を返す
concatenate 複数の文字列を結合する
substitute 指定した文字列を置換する
asc 文字列を半角に変換する
jis 文字列を全角に変換する
upper 文字列の中の英字をすべて大文字に変換する
lower 文字列の中の英字をすべて小文字に変換する
value 文字列を数値に変換する
trim 不要なスペースを削除する

数学/三角関数1

sum 合計を求める
sumif 検索条件に一致するセルの値の合計を求める
int 整数を求める
trunc 指定した桁数に切り捨てる
round 四捨五入して指定した桁数にする
roundup 指定した桁数に切り上げる
rounddown 指定した桁数に切り捨てる

統計関数

average 数値の平均値を求める
count 数値などの個数を求める
countif 1つの条件を満たすセルの個数を求める

より詳しく書いているサイトを紹介しておきます⇒こちら

6.CSVデータの扱い方を知る

CSVデータとは、「Comma Separated Values」の頭文字を取ったもので、カンマで区切って並べたファイル形式のデータです。
カンマ区切りのテキストというのは汎用性が高く異なる種類のアプリケーションソフト間のデータ交換に使いやすいのです。
では普段どんな事にCSVデータを使っているかを紹介しましょう

①データベースからCSVデータを取り出し、エクセルデータに変換し、ピボットテーブルで集計表の作成
②データベースより支払いデータをCSVデータで取り出し、銀行のwebシステムに取り込み送金処理
③銀行webシステムから入出金データを取り出し、データベースへ取り込み入金確認処理
④銀行webシステムから入出金データを取り出し、会計ソフトへ取り込む伝票データへの加工

アプリケーション間に当てはめると

①AccessからExcelへ
②Accessから銀行webシステムへ
③銀行webシステムからAccessへ
④銀行webシステムから会計ソフトへ

このように異なるアプリケーション間でデータを処理するのにCSVデータはとっても便利なのです。また理解しておくことで仕事の仕方が変わります。

エクセルデータからCSVデータへの変換。その反対の方法を書いていますのでご覧ください。
CSVデータ←→エクセルデータ 相互変換方法

7.ピポットテーブルを覚える

ピポットテーブルで何ができるのかというと、データを集計するのに使えます。
慣れてしまえば1分もかかりません。
しかも覚えるのも簡単です。

データ ⇒⇒ 集計したもの
 

詳しくはピボットテーブルの解説はこちらをご覧ください。

8.ファイリングを身につける


Reference Folder System / 300td.org

仕事で一番無駄な時間は物を探す時間です。
物を探している時間は何も生み出さない時間です。
ですからすぐに必要な書類を取り出せるというのは重要な事です。

ファイリングのコツ
1.持たない
2.捨てる
3.未処理書類はいつ処理するかで管理

1.持たない
会社では色々な書類が出ます。その書類は自分だけで使う物から、部署内で共有するもの、会社全体として共有するものなど様々あります。
ただ会社で出る書類は基本自分だけの物というのは少ないです。
基本共有するものです。
もちろん共有する範囲はその書類によって異なりますが、自分の引き出しに入れておいていい書類はないと考えてください。
そして持たないというのは気持ち的にも楽でいいです。

2.捨てる
不要な書類は捨てましょう。
捨てていい書類かわからない場合は、共有の物としてファイリングしましょう。
基本の考え方は「持たない」です。

3.未処理書類はいつ処理するかで管理
「持たない」が基本的な考え方ですが、未処理の書類はファイリングはしてはいけません。
私の場合、未払いの請求書は支払が終わるまではファイリングしません。
この場合いつ支払をするかで書類を分類管理しています。
分類管理の方法は、ファイルボックスを縦において、中にフォルダを仕切りをつけて、フォルダのラベルにいつ処理をするかを書いて分類しています。

もっと具体的な方法が知りたいというのであれば、こちらの本がおすすめです。

9.簿記を勉強する

簿記はぜひ勉強しましょう。
これはビジネスマン、ビジネスウーマンに必須の資格と言われています。
私もそう思います。
簿記を勉強する事によって会社のお金や商品・サービスの動きが見えてくるようになります。
本を読んで会計の知識が身につければ、資格は必ずしも取得する必要はないのですが、将来転職する時にも有利ですし、勉強のモチベーションを維持する事ができると思います。
1年後に2級合格を目標するのが理想ですかね。

さて勉強の仕方についてですが、たくさんの本が出ていますので、どれがいいかというのは迷う所です。
とりあえずのおすすめはこの本です。

でも実際に本屋で立ち読みして自分がわかりやすいなと思うものを選ぶ事をおすすめします。
もしくは古本でもいいです。
というのも簿記の基礎というものは、昔も今もほとんど変わりません。
(※貸借対照表の資本金が純資産と表記が変わったのに注意)

とりえあず私が最初にきちんと理解を方がいいという点は
1.会計期間とは
2.発生主義と現金主義の違い
3.費用収益対応の原則

簿記がなんとなく理解できたら、実際に仕訳の問題を解いてみましょう。
そこでおすすめなのがこのサイトです。

管理人さんが3級の仕訳問題全155問のPDFを無料で提供してくれています。
簿記検定ナビ

これを理解してとけるようになれば簿記3級は受かります。
それでも不安であれば、このサイトの管理人さんが出した「仕訳攻略ナビ」がおすすめです。

簿記3級仕訳攻略ナビ 簿記2級仕訳攻略ナビ

簿記3級は仕訳が合格の鍵になります。
仕訳が解ければ、試験の1問目・3問目・5問目は解けます。
そして簿記3級は70点以上で合格になります。
1問目・3問目・5問目が満点取れれば60点以上は確実に取れます。

iphone・ipadの簿記対策アプリもいいですよ。

パブロフ簿記3級 パブロフ簿記2級

10.エクエルのマクロを覚える

マクロとはExcelに搭載されているプログラミング言語の1つです。
マクロを使うことで手動で行っている定型的な業務を自動化にする事ができます。
難しくない作業でもその作業がたくさんあると、間違いのもととなります。
そういう作業もマクロに任せてしまえば、素早く、間違いなく処理する事ができます。
詳しくはこちらのサイトを参考にしてください。
Excelマクロ・VBA塾

 

おまけ

ブログを書く

なぜブログを書くのか?
おすすめする理由はいくつもありますが、主な理由として
1.人に伝えるということを意識して文章を書くというスキルが身につく
2.将来履歴書の代わりになる

もちろんただ漫然に書いているだけでは、上記の効果はありませんので、いくつか心がけて書く必要があります。

・自分の仕事をメインに
・ネガティブな事はかかない

自分が仕事に身に着けたスキルや気づき、今勉強していること、そして勉強して理解した内容などを書きましょう。
実際に文章にしていくと、理解していたつもりの事でも、きちんと説明できないという事ができてきます。
もちろん、自分だけのために見るのであれば、いいのですが、ブログに書くということは、他の人も見るということです。
完璧でなくてもいいですが、その情報にアクセスしてきた人が見てわかるような文章を書かなければなりません。
ただまじめな事ばかり書いていても疲れてしまうので、たまには息抜きな感じの記事を書いても大丈夫です。

そして将来転職をする時に、履歴書にブログのURLを書いて応募してみましょう。
かなりのアピールになるはずです。
紙一枚では伝えきれない情報を見てもらえるはずです。
それは何より自分の資産になります。

さてブログですが、ブログといえばアメーバブログが有名です。
あれは無料のブログサービスです。
アメーバブログでもいいのですが、できればドメインとサーバーを借りてブログを始めるのをおすすめします。
さきほどブログは自分の資産になりますと紹介したように、長年続けるつもりならばそうするべきです。
借りるので少々お金は掛かります。300円/月くらいですね。

手順としては
1.ドメインを取得する。→ムームードメイン
2.サーバーをレンタルする→ロリポップ
3.レンタルしたサーバーでwordpress「ワードプレス」を簡単インストールする。→マニュアルを見る

ちょっと寄り道になりますが、wordpressで作られているサイトを紹介。
【デフォルトサイト】田原総一郎公式ブログ
【テーマサイト】携帯代節約.com
【企業サイト】クックパッド株式会社

これらは全てwordpressで作ったサイトです。
【企業サイト】はすぐには難しいですが、【テーマサイト】はボタン一つでできます。

ブログを更新し続けていると、より自分らしいブログをカスタマイズしたくなると思います。
その時におすすめの本があります。

私はこの著書である星野さんからwordpressについて色々と教えてもらいました。
この本もhtmlやcssといったホームページ作成に必要な知識がない方でも、wordpressを自分らしくカスタマイズできる内容になっています。
興味を持った方にはおすすめです。

というのが私が思う「他の新社会人と差をつける仕事の効率を上げる10のスキルとおまけ」です。
少しでも参考になればと思います。

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