Fintech(フィンテック) BtoBプラットフォーム

BtoBプラットフォーム導入準備:発注データ作成と最終発注者の設定

投稿日:2017年8月23日 更新日:

運用を考えるにあたり悩んだ点

BtoBプラットフォームでは発注書(通知書)を承認決裁後に発注するといった機能はないので、承認決裁は別に得る必要がある。
発注書(通知書)の送付する際に、別のファイルも一緒に送付したい

BtoBプラットフォームには受領した請求書を承認フローに乗せて決裁を受けることができます。
しかし、発注書(通知書)を承認フローに乗せることはできません。

なので、基幹システム側(X-point)のワークフローで承認決裁を受けた発注データからCSVを作成し、BtoBプラットフォームに取り込んで発注するという流れで行うことにしました。

承認決裁済なので、発注データをBtoBプラットフォームに取り込んで、即発注先へ送信するのでも良いが、発注書を送る際に別の書類も一緒に送る場合がほとんどなので、通知書を送る際に他のファイルも送れるとよい。
そのため、アップロードしてすぐに送信されてしまうと、ファイル添付をする時間がなくなってしまう。

そこで発注データをBtoBプラットフォーム上へのアップロードは経理で行うが、最終的な発注書通知処理は事務担当者(受取担当者)で行う運用フローにする。
これにより事務担当者のペースで処理をすることが可能。つまり、ファイル添付を行う場合も焦る必要がない。
今までの郵送時に封筒に入れていたのが、BtoBプラットフォーム上でファイル添付するに変わっただけと考えれば、違いはあまりない。

むしろ履歴きちんと残るから非常にメリットがある。
この運用するためのポイントは2点。

※発注データCSVに受取担当者を設定する

※データを一括アップロード作成する際に、分割アップロードで「通知書単位に分割する」で設定する

発注書作成から送信までの流れ

1.基幹システム(X-point)上で、発注承認を得る

2.最終承認を得たらX-pointから発注データCSVを出力する
※データには受取担当者を設定する

3.CSVをBtoBプラットフォームに取り込む

分割アップロードにチェックを入れる


※データを一括アップロード作成する際に、分割アップロードで「通知書単位に分割する」で設定すると通知書ごとで分けることも可能。

4.受取担当者のトップ画面の残作業に分割アップロードと表示される

5.「通知予約へ」から通知設定を行う
添付書類がある場合は、ファイル添付機能を利用する。
発注データは1つ1つ作成されるため、発注データごとにファイル添付が可能です。

まとめ

ファイル添付が必要ない発注であれば、分割アップロードを利用しなければ、アップロード即発注という運用も可能です。

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