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BtoBプラットフォーム運用のための社内手続きステップ

投稿日:2017年8月19日 更新日:

新しいシステムを導入する際にまずハードルは社内の合意形成があります。
BtoBプラットフォームの場合、発注先企業に操作をしてもらう必要があるため、事前説明が必要となります。
これは発注担当者からの要望でもありました。
以上を踏まえて、次のようなステップで準備しました。

テスト運用①:経理部門内でテスト

自分自身がBtoBプラットフォームを理解するために、まず自分で一通りの体験をするために行う。実際に運用が始まったら発注先企業から問い合わせに対応しなければならないこともあると思うので。

ステップ
①自分のアカウントを取得
②自分自身を発注先企業に見立てて、仮想支払先(発注先企業)として登録する(仮想支払先としてのアカウント取得)
③通知書の書式を設定
④アップロードフォーマット設定
⑤通知書をアップロード・送付を行う(自分から仮想支払先である自分に)
⑥通知書を受領する(仮想支払先として)
⑦受領した通知書に対してどのような処理ができるか確認
⑧受領した請求書から請求書を作成

テスト運用②:経理と発注部門でテスト

実際に発注先とやり取りする部門の理解を深めてもらうために、発注部門を仮想発注先として登録し、BtoBアカウントの取得から請求書の発行までを操作してもらう。

ステップ
①担当者へ(仮想支払先としてのアカウント取得)のための招待メールを送る
②アカウントを取得してもらう
③通知書をアップロード・送付を行う(私から担当者へ)
⑤通知書を受領してもらう
⑥受領した通知書に対してどのような処理ができるか確認
⑦受領した請求書から請求書を作成

テスト①で自分自身の理解を深め、テスト②で発注担当者の理解を深めてもらうというわけです。

まとめ

BtoBプラットフォームの運用では、社内処理だけの話ではなく外部業者にかかわる話ですので、より説明するのがめんどくさいから変えたくないという心理が働きます。
ただ実際に使ってもらえれば、絶対楽になるものなので、実際に操作してもらうというステップを取りました。

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