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BtoBプラットフォーム導入前と導入後の発注と支払の運用比較(仮)

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BtoBプラットフォーム(以下BtoB)というシステムを導入しました。

※経理EXPOの写真

請求書の受取と発行を電子化するシステムです。
2017/08/17現在、約15万社が利用しているクラウドサービス。

引用:BtoBプラットフォームサイト

一般的には得意先に発行する請求書をWEB上で行うために利用するのかなと思いますが、私の会社の場合は、協力会社との発注書と請求書のやり取りを行う目的で導入しました。

BtoB導入前と導入後の比較

1.発行

①導入前
基幹システム上で発注申請を行い、決裁承認が完了したものについて、発注が可能になる。
ただ発注が可能になるというのは、発注書が発行できるようになるということで、発注先に発注書を送る作業は各担当者や事務担当者が行っていた。

②導入後
基幹システム上で発注申請を行い、決裁承認が完了したものについて、CSVで出力しBtoBに取り込んで発注を行う。
つまり、発注申請後に各担当者や事務員が郵送する手間がなくなる。
発注先にはBtoBにログインして、発注書を受領してもらう。
発注先が発注書を「未開封か」「開封したか」「確認したか」など、相手がどのような処理をしたかをステータスで管理することができます。
ステータスはその他にも「返送済」があります。

2.受領

①導入前
送付されてきた請求書を事務担当者が受取り、発注金額と一致しているかを確認し、発注担当者と上長の決裁を受けて経理へ提出。経理では発注データに計上flagを入れて、仕訳データを作成し、会計ソフトへ取り込む。

②導入後
BtoB上で受領した請求書は、BtoBで受領した発注書をそのまま請求書として発行するので、うちの会社が発行した金額以外での発行はできない。
つまり、発注金額との相違を確認する必要はない。
ただワークフロー機能も付いているので、受領した請求書を担当者や上長に決裁を行ってもらうことは可能。
受領した請求書データはそのまま仕訳データを作成できるので、会計ソフトへ取り込む。

とりあえずこんな感じの運用になるというイメージを書いてみました。
まだ実運用は開始できていないんですけどね。
あとは発注先さんへシステムの利用方法について案内して了解をもらうという面倒な処理が待っています。

最終的な目標

基幹システムからCSVの出力は一定時間ごとに出力することが可能。
BtoBも出力したCSVを自動的に取り込むことが可能(なはず)。
システム連携することで、自動的に発注を完了させることができるようになる(はず)

興味のある方は→BtoBプラットフォーム

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