経理実務のメモ 予算作成

予算作成の目的と必要性-予算作成入門①

投稿日:2017年1月23日 更新日:

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予算作成のための資料をうだうだと作成している今日この頃。

あと今度、予算作成の勉強会を開催するので、一度私の会社の予算作成方法をまとめておこうかなと。

けっこう長くなりそうなので、記事を分けようかなと。

1.予算作成の目的と必要性(この記事)
2.予算作成の前提条件
3.予算作成の手順(3回くらいに分けるかも)

こんな感じで全5~6回に分けて書くことになるかなと。

予算作成の目的

「予算って作って意味あるんだろうか?」
「全然その通りにならないし」

というのが予算を担当していないころの私の考え方でした。
でも予算を担当するようになって、
「やっぱり予算って必要だな」
と思うようになりました。

別に『予算通りになった』わけではありません。
でも必要だなと思うようになりました。

予算が必要だと思うにいたった点

・指標となる
・コミットする、コミットさせる
・数字の組み立てを再考するいいきっかけ

指標となる

予算は何かというと、ざっくり言うと会社の数値指標です。
指標があることによって、組織全体がそれを目指して努力するので必要になるわけです。

会社の最低限のラインは赤字にしないことです。
ただこれは本当に最低のラインです。

でも赤字にしないだけでは会社としては成長できません。
なぜ成長しなければならないのか?

理由は色々ありますが、1番の理由は人材の確保のためです。
当たり前ですが企業が現状維持であるならば、給与も現状維持で増やすことができません。
でも従業員としては昇給してくれないと困ります。
結婚して、子供が生まれて、車を欲しい、家が欲しいなどの人生イベントを満たしていくためには、給料が上がってくれなければ困ります。

何年も給料は増えない。
その状態が何年も続くと従業員は転職を考えます。
次々と社員が会社を辞めていったら、会社は現状維持すら難しくなります。

会社は投資をして事業を拡大し成長させます。
投資というと新しい設備やシステムを導入することをイメージすると思いますが、人への投資がまず重要で、昇給がその代表的なものです。

人こそ会社の資本です。
人がすぐに辞めるような会社では成長が期待できません。

つまり従業員の給料をあげる資金を確保するためにも、会社を成長させていかなければならないのです。

もちろん利益をすべて給与に反映させるわけではありません。
設備やシステムに投資して、新しい商品を作り新しい事業を始めて成長していくのにも使われます。

新しい事業を始める場合、初年度から黒字化できるとは限りません。
新規事業への先行投資で赤字が出ると想定している場合、他の部門での利益で会社全体での赤字にならないようにしなければなりません。
どれくらい赤字を許容できるのかあらかじめ予算で設定しておく必要があるわけです。

このように会社な成長サイクルを作り出すために、指標となる数字が必要であり、それが予算なのです。

コミットする、コミットさせる

予算は経営層の思う数字と現場の思う数字を摺合せして作成していくのが理想です。
経営層が一方的に無理な数字を押し付けても、現場はしらけるだけです。
何で予算を達成できてないんだと説明を求められても、そもそもの数字に無理があるのになんでできないんだと言われてもとなるだけです。

逆に現場が作る数字は保守的になる傾向にあります。
それでは会社の成長が望めません。
努力が必要となるけども、実現可能な数字。

予算は年間を通じて色々なものに影響を与えますので、各部門が理解し受け入れられるものでないと、予算実績対比して差異分析をしても、そもそもの軸となる予算がおかしければ、そもそもの予実差異分析も意味のない行為になります。

スタートは経営層による目標予算があります。
経営層として会社をどうしたいのかという思いが可視化されます。
この数値に対して経営層は緊張感を持たなければなりません。

経営層としては強気の数字では現場はしらけますし、弱気な数字では会社として成長は望めません。

成長を望める数値でありつつ実現可能な数値。
このような数字を作るためには、経営層は会社をよく知っていなければなりません。
逆に言うならば会社をよくわかっているならば、無理に数字を言わないはずです。

ちなみに無理な数字とは経営層が現場に対して説明できない数字のことです。

予算で1番重要なことは納得感を持たせられるかどうかです。
そのためにはちゃんと話し合いをすることです。

最終的に部門長は自部門の各課長やチーム長に対して、決まった数字を説明しなければなりません。
経営層から押し付けられたからと部下に説明するのでは、部門長としては最悪です。
受け入れたからにはその数字に責任を持たないと部門長として失格です。

部門長としては数字を経営層に提案できる能力が必要になりますし、部下に説明する能力が必要となります。

このように数字をコミットすることで、数字を達成することに真剣になります。

数字の組み立てを再考するいいきっかけ

経営陣も各部門も数字を作り上げていくわけですが、改めてどのような構成で会社の数字が成り立っているのかを確認することになります。

この際に提供する資料こそ経理の手腕が求められるところで、それぞれの立場に応じた資料を提供できなければなりません。

どのような資料を作成するのかはこれから書いていきますが、予算作成を通じて自分の責任を負う部門の数字がどのようになっているのかを、再度深く考えるものになります。

まとめ

「なんで予算作成しなくちゃいけないんだろう?」
予算を作成するための下資料を作成する段階でも、私はまだこんなことを思ってました。
しかし、自分がわからないままに各部門に作成をお願いしても説得力がないなと思い、以下に納得感が得られるかを念頭に考えたものが今回書いた内容です。

次回は予算を作成するにあたり押さえておきたい3つのポイント-予算作成入門②

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