経理実務のメモ オフィスのペーパレス化計画

オフィス書類のスキャン電子化するなら複合機でやらずに「ScanSnap ix500」でやった方がいい5つの理由

投稿日:2016年6月6日 更新日:

最初複合機のスキャナ機能でやりましたが、すぐにやめて「ScanSnap ix500」を購入しました。
この判断はとても正しかったです。

「ScanSnap ix500」と複合機の比較

No

ScanSnap ix500

複合機
1 両面スキャンにかかる時間

2 他の利用者の邪魔には

×

3 スキャンしたデータの管理

×

4 作業状態

×

5 検索可能なPDF

×

スポンサーリンク

両面スキャンにかかる時間

複合機での両面スキャンは、両面を一度にスキャンするわけではなく、表面をスキャンしたあと、紙を巻き戻して裏面をスキャンするという方法です。
(たぶんほとんどの複合機のスキャナはそうではないかと・・・)
それに対して「ScanSnap ix500」は両面を一度にスキャンします。
両面の資料は多くはありません。
でも中には両面の資料が混じっています。
両面の資料だけ別にスキャンするのは手間です。
だからといっての書類を両面スキャンすると時間がかかります。
また裏表が逆になってファイリングされてしまっていた書類もありました。
その場合、片面だけスキャンすると白地でスキャンされることになります。
「ScanSnap ix500」なら両面スキャンして白紙は自動で削除されます。
なので、スキャンする前の整理に時間がかかりません。

他の利用者の邪魔には

複合機はその名の通り、色々な機能がある機器です。
コピーにFAXにプリンターに、そしてスキャナに。
それだけ利用者が多いということです。
ずっと占領するわけにはいきません。
利用者がいるたびに退く必要があります。
これがけっこう作業の妨げになります。
(他の人から見たらむしろこっちが逆ですが・・・)
「ScanSnap ix500」なら袖机に置いて作業できるコンパクトサイズなので、邪魔になりませんし作業に専念できます。

スキャンしたデータの管理

「ScanSnap ix500」には「ScanSnap Organizer」というソフトが無料で付いてきます。
これがかなり便利です。

私の会社では複合機でスキャンする場合、スキャン時にフォルダを指定します。
このフォルダに保存されたスキャンデータを変更するのは大変です。
・案件の書類数が多くて分かれる場合、『結合』する
・スキャンデータの順番を変えたい場合、『変更』する
・不要な書類がある場合、『削除』する
「ScanSnap Organizer」であれば、これらの編集が簡単です。

途中で止まってしまった場合も、どこからスキャンし直せばいいか教えてくれます。

こんな感じで。
sheet8

複合機の場合、どこからスキャンすればいいかページで教えてくれますが、視覚的にどこからかわからないので、ちょっと余裕を持たせてページが重複してスキャンする必要があります。

作業状態

これがなかなかしんどい。
巻き込んだりしたら直さなくちゃいけないし。

検索可能なPDF

「ScanSnap ix500」であれば、OCR機能で検索可能なPDFの作成が可能です。

まとめ

オフィス書類の電子化・ペーパレス化をするなら「ScanSnap ix500」
しなくても経理で「ScanSnap ix500」を持っておくと色々と便利ですよー

フォローしていただけると嬉しいです

follow us in feedly Twitterボタン

-経理実務のメモ, オフィスのペーパレス化計画

Copyright© 経理と事務の効率化 , 2017 AllRights Reserved Powered by AFFINGER4.