経理実務のメモ オフィスのペーパレス化計画 電子帳簿保存法

オフィス書類の電子化にかかった時間。1つのバインダをスキャンするのに約1時間

投稿日:2016年6月3日 更新日:

会社の書類を電子化しています。
とりあえずバインダにファイリングしている書類をそのままの状態でスキャンしています。
これがけっこう時間がかかる。

ただスキャンするだけだったらもっと時間がかからないですけど、色々とやらなくちゃいけないことがありまして。

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作業4ステップ

1.スキャン前に書類の整理整頓
2.スキャン
3.スキャン後に廃棄書類と保存書類に分類
4.再度ファイリング

1.スキャン前に書類の整理整頓

●サイズはA5(Aの半分)~A3と色々。
 A3サイズの書類は2つの処理
 ・キャリアシートに挟む
 ・半分のA4サイズにカット
●紙の種類も複写式の薄い請求書(かなりペラペラ)。
 複写式の請求書がスキャンできるかテスト
 →問題なくスキャンできた!

●クリップで束ねられている書類やホッチキス留めされた書類。
 →クリップを外す
 →ホッチキスを外す

●クリアフォルダに入れてあるもの。
 →クリアフォルダから出す

2.スキャン

ScanSnap Orgnaizerでの処理
●案件ごとのまとまりで1ファイルとする
 →案件の書類数が多くて分かれる場合は『結合』
●一番最初に案件がわかる書類にする
 →データ順番を『変更』
●不要な書類がある場合
 →『削除』

●別のファイルを『結合』
・結合元書類を「ScanSnap Orgnaizer ビューワ」で開いた状態で、結合したい書類を「ScanSnap Orgnaizer」からドラッグして、ファイルAの一番後ろにドロップする。
scansnaporg001

追加されたファイルは枠線が青くなっています。
scansnaporg002

保存するか聞かれるので「はい」を選択。
scansnaporg003

・結合元書類を「ScanSnap Orgnaizer ビューワ」で開いた状態で、スキャンするとスキャンしたデータが結合元書類と結合するか聞かれるので、「最終ページの後」を選択して、「OK」
scansnaporg004

保存します。
scansnaporg005

●データの順番を『変更』
「ScanSnap Orgnaizer ビューワ」内でドラッグ&ドロップするだけ

●不要書類の『削除』
「ScanSnap Orgnaizer ビューワ」内で削除するだけ

3.スキャン後に廃棄書類と保存書類に仕分け

廃棄と保管の仕訳の基準は国税関係書類に該当するかどうか。
もしくは外部とのやり取りで生じた書類であるかどうか。
該当するものは保管年限に関係なく全て保管。

廃棄に仕分けした書類は、廃棄してはいけない書類が混じってないか、第三者の厳しい目で再チェック。

4.再ファイリング

最初のファイリングから不要書類だけ削除した状態に。

まとめ

一日2バインダが限度です。
けっこう疲労します。
でも大体1/8くらいの分量になりましたかね。
あと複合機のスキャナ機能でやってたら倍以上の時間はかかると思います。
「ScanSnap ix500」でやるのがおすすめです。

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