経理実務のメモ 電子帳簿保存法 オフィスのペーパレス化計画

スキャナ保存の適用要件によく出てくる「入力」の意味

投稿日:2016年5月25日 更新日:


「入力」ってなんだ?

スキャナ保存について書かれている文書によく「入力」という言葉が出てきます。

この「入力」とはいったい何をさしているのかを理解しておきましょう。

「入力」とは、スキャナで読み取った後、国税関係書類にタイムスタンプを付し、当該電磁的記録に係る訂正又は削除の履歴等が確保された状態にするまでをいいます。

「入力」というと何か文章を作成したりデータベースに登録したりといったイメージをしていましたが、違いました。

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「スキャンして」→「タイムスタンプを付す」
これがスキャナ保存における「入力」です。

「入力」するタイミングですが、原則1週間です。
ただし、特別な事情がある場合は、その事情が解消されたのちにすぐに「入力」したときは、「入力」したものとして取り扱われます。

スキャナ保存要件の3つの入力処理方法

処理方法

処理

書類種類

備考

①早期入力方式

1週間以内に入力

重要書類

一般書類

②業務処理サイクル(入力)方式

1ヶ月と1週間以内に入力

重要書類

一般書類

適正事務処理の規定が必要

③適時入力方式

適時に入力

一般書類

過去書類もスキャン保存可能

これを考えると①の場合、申請者が領収書を受領したらすぐにスキャンしてタイムスタンプを付せよってことですね。

経理の立場で考えると①業務が回れば会社としてはベストですけど、きついですね。
1週間ってあっという間ですから。

どのタイミングでタイムスタンプを付すかがポイントです。

ルートパターンはこんな感じかなと。

2番目に承認者
申請者(タイムスタンプ)→ 承認者 → 経理
申請者 → 承認者(タイムスタンプ) → 経理
申請者 → 承認者 → 経理(タイムスタンプ)

2番目に経理
申請者(タイムスタンプ)→ 経理 → 承認者
申請者 → 経理(タイムスタンプ)→ 承認者
申請者 → 経理 → 承認者(タイムスタンプ)

訂正や削除が発生した場合に、履歴をきちんと残す必要があるので、申請者が申請後すぐにタイムスタンプを付すと履歴が多くなりそうで、管理が手間そうです。


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