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スキャナ保存で押さえておきたい『対象書類』・『書類の2分類』・『3つの処理方法』

投稿日:2016年5月10日 更新日:


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※平成28年09月30日から制度変更される予定の内容について書いています。

スキャナ保存制度ってそもそも何?

紙で受け取った請求書や領収書などを電子データにして保存(以下スキャナ保存)できるようになった制度のことです。

ただしスキャナ保存をするためには色々な要件を満たす必要があります。

この記事では、スキャナ保存の対象になる書類と処理方法に焦点を当てて説明します。

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対象となる書類

何でもスキャナ保存できるわけではありません。
対象書類は決まっています。

<スキャナ保存できない書類>
※規則第3条第3項に規定する書類
仕訳帳・総勘定元帳・固定資産台帳・貸借対照表・損益計算書・試算表・棚卸表

<スキャナ保存できる書類>
※規則第3条第3項に規定する書類(上記書類)以外の書類
契約書・領収書・請求書・納品書・見積書・注文書 その他等

書類の2分類

スキャナ保存対象書類の中でも、重要度によって2つに分類されます。
重要度の違いの目安は『資金や物の流れ』に直結・連動しているかいないかです。

『重要書類』・・・直結・連動している書類
『一般書類』・・・直結・連動していない書類

『重要書類』
「契約書」と「領収書(及びこれらの写し)」「請求書」「納品書」他

『一般書類』
「見積書」「注文書」他

この書類の違いで認められる処理方法が異なります。

3つの処理方法

処理方法

処理

書類種類

備考

①早期入力方式

1週間以内に入力

重要書類

一般書類

②業務処理サイクル(入力)方式

1ヶ月と1週間以内に入力

重要書類

一般書類

適正事務処理要件を規定
過去書類は不可

③適時入力方式

適時に入力

一般書類

過去書類もスキャン保存可能

『重要書類』は①か②の方法で処理する必要があります。
また過去の書類については、『一般書類』のみが認められています。

それぞれで書類を受領もしくは作成してから入力するまでの時間が異なります。

読み取り装置

原稿台と一体のスキャナ、デジカメ、スマホもOK。

読み取った画像の解像度

『重要書類』・・・赤、緑、青の階調がそれぞれ256階調以上が必要
『一般書類』・・・白黒階調でもOK

入力の意味

スキャナ保存ではしばしば入力という言葉が出てきます。
この入力の定義がけっこうややこしいです。

「入力」とはスキャンしたデータにタイムスタンプを付すまでを言います。
さらにこのタイムスタンプはスキャンしてから3日以内に付さなければなりません。

そうなると実際の運用で考えたときにタイムスタンプを付すタイミングが難しい。

A:スキャンした後、タイムスタンプを付す
B:スキャンした後、経理担当者が確認してタイムスタンプを付す
C:スキャンした後、経理担当者が確認、承認者が承認後、タイムスタンプを付す

早期入力方式と業務処理サイクル方式の場合、スキャンしてからタイムスタンプを付す時間も考えて運用を組み立てる必要があります。

タイムスタンプの付し方

タイムスタンプはスキャナ保存したファイル一個一個に付す方法だけでなく、書類種類別や部署ごとのまとめたファイルにまとめてタイムスタンプを付すのも大丈夫です。

ただしそのまとめてタイムスタンプした場合、まとめたファイルのうち1つのファイルが改ざんされた場合に、その改ざんされたファイルが検証できるようなかたちでタイムスタンプすれば、まとめてタイムスタンプをする方法が認められるわけです。

まとめ

調べれば調べるほどめんどくさいです。

書類をもらったらすぐに処理するか、余裕ももって行うのであれば、処理規定をきちんと決めておく必要があります。


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