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「大は小を兼ねる」といいますが、経理のデータは「小は大を兼ねる」です

投稿日:2016年4月26日 更新日:

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大は小を兼ねません

意味としては『大きいものは小さいもの代わりになる 』
かなりざっくりですが…

ただ経理のデータの場合、大が小を兼ねることは難しいです。
大きいデータを後から細かく分けるのはかなり困難。

逆にデータが細かくなっているものを大きなカテゴリーでまとめるといったことは容易にできます。

ただその分データ量は大きくなります。
必要となる最小レベルのデータはどこまでか悩むところではあります。

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私の場合、会計ソフトから出力した仕訳データに勘定科目マスタやプロジェクトマスタなどのデータを加えて、会議資料を作成しています。

その際に
・部門ごとの集計
・月ごとの集計
・前期との比較
・プロジェクトごとの集計
・得意先ごとの集計
などさまざまな視点からの集計表が求められます。

そうなると仕訳データにそれらに足りる情報がないといけないわけです。

仕訳データに持たせている情報
売上:得意先別のプロジェクトごと
資材費・外注費:発注のプロジェクトごと
人件費:プロジェクトごと
経費:勘定科目ごとのプロジェクトごと(基本的には1取引1登録)

この中で一番ざっくりとした情報は人件費です。
やろうと思えば一人ごとの人件費を仕訳登録することもできますが、そこまではやっていません。

というのも、私の会社では仕訳データをすべて公開していますので、仕訳データにそこまで持たせてしまうと一人一人の給料がわかってしまいます。

そういった問題もあって仕訳データを作成する際に、プロジェクトごとにまとめています。

より詳細な情報が必要な場合は、給与データで確認することになります。

ただこの場合も詳細なデータは別に持っているけど、公開していないだけです。
詳細なデータがあって、それをまとめることで集約したデータにすることができるのわけです。

まとめ

データは「小が大を兼ねる」

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