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経理はすぐに「Scansnap ix500」を買った方がいい。書類のスキャンが複合機に比べてすごく楽

投稿日:2016年4月26日 更新日:

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経理の紙書類を全部電子化計画

会社で「Scansnap ix500」を購入しました。

目的は経理が所有してる紙書類を全部電子化するためです。

業務用とも迷ったのですが、A3以上の大きな書類があるわけでもないですし、いつまでに電子化しなければならないという期限があるわけでもないので、値段も手頃で使い勝手が良い「Scansnap ix500」にしました。

まだ色々試している最中ですが、とりあえずいい点を挙げていきましょう!

1.読み取りが高速!
2.大量の書類をまとめてセット可能!
3.Wi-Fi接続でめんどくさいLAN環境の設定が不要!
4.付属アプリの「Scansnap Organizer」がかなりいい!
5.マーカー切り出しで検索に便利なキーワードを検出できる!

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1.読み取りが高速!

早い!
カタログ数値はA4カラー両面原稿を毎分25枚/50面で読み取りと書かれています。
実際に測ってはいませんが、体感として早いと感じます。
カタログ数字に偽りなしといった感じはします。

2.大量の書類をまとめてセット可能!

カタログにはA4原稿を50枚までセット可能と書かれています。
でも実際にやってみるともっとセット可能です。
ただ多くセットし過ぎると読み込みが上手くいかなくなる可能性があるんでしょうかね。
なので、横着せずに50枚をオーバーしないようにセットした方がよさそうです。

でも読み取り途中で原稿の継ぎ足しが可能なので、一気に読み取りたい場合は様子を見ながら継ぎ足し継ぎ足しやっていくのがいいですかね。

3.Wi-Fi接続でめんどくさいLAN環境の設定が不要!

複合機があるのでスキャンする方法は別にあります。
でもスキャンされたデータはサーバーに蓄積される形なので、それをまた移動させるのがめんどくさいです。

でも「Scansnap ix500」ならPCにダイレクトに取り込むことが可能です。
これはかなり便利。
取り込んだデータはどこに保存するか選べますが、付属アプリの「Scansnap Organizer」に保存しています。
このアプリがけっこういいです。
一覧での閲覧がかなり見やすい。

ファイリングソフトは「DocuWorks」が有名です。
私も「DocuWorks」を導入して利用することを検討していたのですが、「Scansnap Organizer」がかなり使えるのでいい意味で悩んでいます。

4.付属アプリの「Scansnap Organizer」がかなりいい!

前述しましたが、付属アプリの「Scansnap Organizer」がかなりいいです。
スキャンしたデータがとても見やすい。
キャビネットとフォルダで階層管理できるのもいいです。
また既存のフォルダを割り当てることによって、これまでのファイルを「Scansnap Organizer」で閲覧管理することが可能です。

ScansnapOrg※これは自分の「Scansnap Organizer」

「Scansnap Organizer」がすべてのファイルの窓口になりそうな予感。
これからもっと機能を試してみたいところです。

あとは「DocuWorks」との比較ですかね。
とりあえず「DocuWorks」は「Scansnap Organizer」が兼ね備えている機能は全部持ってそうですから。

5.マーカー切り出しで検索に便利なキーワードを検出できる!

マーカーを引いた部分の文字列をOCR処理でテキスト化して、検索しやすいキーワード情報を持たせることができます。

経理には「見積書」やら「注文書」やら「請求書」やらたくさんの書類がまわってきます。
これらの書類もマーカーを引いてスキャンすれば検索が簡単にできるようになります。

まとめ

簡単に触った限りでもかなりの期待が持てるアイテムです。
複合機の時はめんどくさいと感じていたスキャン処理が楽しくてしょうがないです。
これは思ったよりも時間をかけずに社内の紙書類の電子化ができそうな気がします。

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