Excel(エクセル)活用術 Excelショートカットキー Excelのピボットテーブル

Excelピボットテーブルとショートカットキーを効率的に学ぶ講座①

投稿日:2015年9月29日 更新日:

「業務効率をUPさせるExcel活用術」という勉強会を行いました。
そこで利用したテキストをWEB用に変更しました。

Excelで利用したいスキルはたくさんあります。
・ショートカットキー
・関数
・各種メニュー
・ピボットテーブル
・マクロ
・VBA

マクロとVBAはここでは紹介しませんが、上の4つのスキルを1つの資料を作成する中で、身につく内容になるように書きました。

流れとしてはピボットテーブルで損益計算書を作成し、そこから作り変えてさまざまな分析ができる資料を作成します。
その中で様々な機能の操作方法を実践的に身につけていただくことができればと思います。

実際に操作する前に1つ守っていただきたいことがあります。
原則「マウスを使わずに」操作をしてください。
マウスを使うところは指定しますので、それ以外はキーボードだけで操作を行ってください。

ピボットテーブルの作成方法とデータのルール

※ここで紹介する内容
・ピボットテーブルについて知る
・ピボットテーブルを作成する元となるデータのルール

1.ピボットテーブルを作成する

ピボットテーブルを理解するには、実際に作成してもらうのが一番の早道ですので、下記リンクからサンプルデータをダウンロードして手順通りに作成してみてください。

Excelファイル「Pivotサンプルデータ01」をダウンロードしてください。

サンプルデータは3つの「伝票データ」「勘定科目マスタ」「PJマスタ」シートから構成されています。

①シート「伝票データ」を選択してください

②「挿入(Alt+N)」→「ピボットテーブル(V)」を実行します

ピボットテーブルの作成ダイアログボックスが開きます。

「分析するデータの範囲」・「ピボットテーブルレポートを配置する場所」は自動的に表示されているままで「OK」を選択してください。

③ピボットテーブルレポートが表示された新規シート「Sheet1」が作成されます
092715_1420_Excel5.png

ピボットテーブルのそれぞれパーツの名称
A:ピボットテーブル表示エリア
レイアウトセレクションに設定されたフィールド値が表示されるエリア
B:フィールドセレクション
ピボットテーブルの参照しているデータのフィールド行見出しがリスト表示されるエリア
C:レイアウトセレクション
D:レポートフィルターボックス
データを絞り込んで表示させたいフィールドを設定する
E:列ラベルボックス
列ラベルに表示させたいフィールドを設定する
F:行ラベルボックス
行ラベルに表示させたいフィールドを設定する
G:値ボックス
合計値やデータ数などの集計して表示させたいフィールドを設定する

フィールドセレクションからフィールドをドラッグして、各ボックスにドロップします。(マウスを使ってください)

行ラベルボックスに「小計区分」
列ラベルボックスに「部門名」
値ボックスに「金額」

④「###」や「6.2E+07」の表示エラーを自動調整して全桁表示させる
フォントの設定によっては、数値が「###」や「6.2E+07」と表示される場合があります。
列幅が狭くて全桁数を表示できないために生じるエラーで、列幅を広げる必要があります。

⑤列A~列Hまで選択して(マウスを使用)、列の境界線にマウスを合わせるとポインターが⇔になるので、ダブルクリック

自動的にちょうどいい列幅に調整されます。

数字が全桁数表示されました。

行に「小計区分」列に「部門名」で金額集計した表が作成されました。
これがピボットテーブルで作成した「損益計算書」です。

ピボットテーブルがどのようなものか理解していただいたと思います。

2.ピボットテーブルを作成するためのデータのルール

ピボットテーブルを作成するうえで、元となるデータがルールに従って作成されているかが重要です。
ルールに従っていないデータからではピボットテーブルは作成できません。

データのルールを覚えてください。
データのルール
・先頭行を1行、列見出しとして設定する
・列見出しに2回以上同じ名称を使用しない
・列には同じ形式のデータを入力する。(日付であれば日付のみ、数値であれば数値のみ)
・1列には1列分のデータを入力する
・1行には1件分のデータを入力する

ピボットテーブルが作成できるデータ

ピボットテーブルが作成できないデータ

ピボットテーブルを作成するのに、重要なポイントですので理解しておいてください。

次へ→講座②:ピボットテーブルで活用したい5つの機能。グループ化、フィルター他

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