Excel(エクセル)活用術 Excelの基本機能

バックアップ保存で1つ変更前のExcelを残す

投稿日:2015年3月9日 更新日:

データの保存というのは、永遠のテーマですね。
元のデータから別のデータを作成する場合、元のデータを残さず「上書き保存」するか、別のデータとして「名前を付けて保存」するか、その時々で使い分けます。

資料作成などいくつものパターンの資料を作成する場合には、前に保存したExcelをとっておきたいです。
そうなると「名前を付けて保存」するわけですが、たくさんのバージョンが作成されてしまい、どれが正しいものかわからなくなってしまう事も多々あります。
またその都度、名前を付けるのも面倒です。

その時に利用したいのが、「バックアップファイル」を作成する設定です。
これを利用すれば、上書き保存したデータの一つ前のファイルがバックアップファイルして保存されます。

手順

1.「名前を付けて保存」のダイアログボックスを開く
※F12をクリック
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2.「ツール」の「全般オプション」をクリックする
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3.「バックアップファイルを作成する」にチェックを入れる
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4.「保存」します
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上書き保存するか聞かれます。
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※これはすでにあるデータと同じ名前で保存するために出てくるメッセージです。

5.バックアップファイルが作成されます
ファイル名の後に「バックアップ」拡張子が.xlkで別のファイルが作成されます。
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上書き保存したデータの更新日時は「12:30」
バックアップファイルのデータの更新日時は「12:07」
バックアップファイルは上書き保存する一つ前のデータであることがわかります。

バックアップファイルを開くと以下のメッセージが表示されますが、気にせず「開く」をクリックします。
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「12:07」時点のファイルが開かれます。

まとめ

その都度名前を付けて保存するのはめんどうだけど、前のファイルを残しておきたい。
そんなときに使える機能です。

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