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経理と事務の効率化に、Excel(エクセル)は大敵

投稿日:2014年5月12日 更新日:


経理の効率化するには、二度手間を無くすことです。
そしてエクセルは二度手間を多く生みだします。

二度手間はどんな時に発生しているか?

・他部署からの伝票や書類を会計ソフトや基幹システムへ手入力する
・提出された内容をチェックする

他部署からの伝票や書類をシステムへ手入力する

エクセルで作成された書類は、たいてい紙で提出されますので、手入力します。
メールで添付して提出された場合でも、パソコンに表示しながら手入力します。

手入力は二度手間です。
間違いも生じます。

提出された内容をチェックする

伝票や書類の多くはエクセルで作成されています。
エクセルは素晴らしいソフトです。
自由性が高く色々な事ができます。
文書ソフトと言えばワードですが、文書をエクセルで作成する人も多いです。
しかしこの自由度の高さが二度手間を助長するのです。

書類のフォーマットは決まっているにも関わらず、自由度のせいで勝手に変更してくる人がいます。
また記載事項に変更があり、フォーマットに変更があっても、それに気が付かず自分のフォーマットで作成してくる事があります。
なのでチェックが必要になります。

過剰なチェックは効率性を著しく下げます。

私の会社で利用しているシステム

x-point

見積書、注文書、請求書の作成
売上管理、外注費管理
入金管理、支払管理
マスター管理(プロジェクト管理、得意先管理、協力会社管理)

他申請書類のすべてはx-pointで作成しています。
x-pointで作成された書類は、利用したい部分の内容をCSVで出力する事ができます。
それを利用して会計ソフトへの仕訳データを作成する事ができます。

楽楽精算

経費管理(個人精算処理、会社経費処理)
楽楽精算で処理されたものは、簡単に会計ソフトへの仕訳データを作成する事ができます。

これらを利用して、問題点を解決しています。

問題点:他部署からの伝票や書類を会計ソフトや基幹システムへ手入力する

申請されたデータがそのまま利用していて会計ソフトへの仕訳データを作成しているので、再度手入力が不要です。

問題点:提出された内容をチェックする

フォームを制御する事が可能なので、フォームに不備がなければ入力の漏れなどの不備は生じません。

まとめ

一番最初に入力的された一次データをいかに利用するかを考えるのがポイントです。


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