Access(アクセス)

経理のためのaccess入門「マクロの仕組みと効率化の実例」

投稿日:2013年7月25日 更新日:


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オブジェクトの「マクロ」を選択して、新規作成をクリック。

以下のウィンドウが開きます。

①アクション:あらかじめ用意されているプログラムを選択します。
②コメント:アクションの説明書きです。他人が見て、このアクションがどのように操作するかをわかるように書きます。
③アクションの引数:アクションのプログラムを実行するための各種設定を行うところです。

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フォーカスをあてると右下に説明が表示されます。
下のキャプチャでは、「アクション:クエリを開く」にフォーカスをあてています。
そうすると右下の説明には、「選択クエリまたはクロス集計クエリを開きます。または、アクションクエリを~」と表示されます。

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下のキャプチャでは、「アクションの引数:クエリ名」にフォーカスをあてています。
そうすると右下の説明には、「開くクエリの名前を選択してください。一覧には、カレントデータベース~」と表示されます。

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以下のは私が作ったマクロです。
エクセルの勤怠時間データをアクセスに取り込んで、時給単価と掛け合せて計算し、時給金額を算出するというマクロです。

このマクロは、スタッフを多数かかえる部署で、一日ごとの労務費がどれくらい発生しているかを、すぐに知りたいという要望があり作成しました。
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取り込むエクセルの勤怠時間データです。
マクロの3行目のアクションでエクセルが取り込まれます。
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マクロ処理後のデータ。
個人ごとの労務費と全員の労務費合計を計算してエクセルで出力されます。
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手作業でやっても大して時間はかかりません。
でも毎日作成しなければならない。
また依頼されるたびに作成しなければならないとなると仕事が中断され、仕事の効率を奪います。

私はこのアクセスを作成して、利用した部署にマニュアルと供に渡しました。
わざわざ私に依頼をしなくても、好きな時に資料を作成できるので、利用者の利便性も高いです。
マクロを利用すればこのような事が可能です。


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