Access(アクセス)

経理のためのaccess入門「選択クエリ編」

投稿日:2013年6月21日 更新日:


クエリは色々な事ができます。
クエリがあるからこそデータベースを使う意味があると言っても過言ではありません。
データを組み合わせて、新しいデータを作成したり、テーブルの指定したフィールドの情報を一括更新したり、一括削除したりする事ができます。
これらを使いこなすことで、仕事の効率を格段に上げる事ができます。

クリエの説明では、「選択クエリ編」、「アクションクエリ編」、「演算&関数編」の3つパートにわけて説明をしたいと思います。

「選択クエリ」

テーブルのデータを抽出して表示する事ができます。
抽出データを作成する際、演算や並べ替え、条件抽出を行う事ができます。

選択クエリには、以下のメニューがあります。
抽出:テーブルやクエリから一部のデータを抽出して別のデータを作成
結合:テーブルやクエリをつなげて別のデータを作成
集計:テーブルやクエリのデータをクロス集計
重複:重複したフィールド値を抽出
不一致:2つのテーブル同士で一致しないレコードを抽出

デザインビュー

選択クエリを作成する順番は
①クエリを選択(薄オレンジ)
②新規作成を選択(濃いオレンジ)
③デザインビューを選択(青)
③'クロス集計の場合は、クロス集計クエリウィザードを選択。

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以下の画面が開きます。
「テーブルの表示」
ただ、選択できるのはテーブルだけでなく、クエリも選択できます。
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必要なデータが含まれてるテーブルorクエリを選択し追加を押すと、枠の中に表示されます。
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表示されたテーブルorクエリからデータを選択すると、下の枠(デザイングリッド)に表示されます。
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この状態でメニューから「表示」→「デザインシートビュー」を選択します。
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以下のデータが表示されます。
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テーブルと見た目同じですが、あくまでテーブルから必要な情報を抜き出して作成したクエリです。

これをふまえて「抽出」「結合」「集計」を説明していきます。

抽出

売上台帳から一部のフィールドを抽出して新しいデータ(クエリA)を作成しました。
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デザインビューでもう少し詳細に分解すると・・・
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結合

売上台帳には担当者IDはありますが、担当者が載っていません。
担当者マスタには担当者IDと担当者が載っています。
売上台帳の担当者IDと担当者マスタの担当者IDを結合し、売上台帳には記載されていない担当者情報をクエリBに表示させました。
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デザインビューでもう少し詳細に分解すると・・・
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クロス集計

売上台帳では一目で月毎にどの商品がいくら売れたか確認できません。
クロス集計クエリを使う事で、月毎に商品がいくら売れたかが一目でわかる表が作成できます。
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デザインビューでもう少し詳細に分解すると・・・
image004

列見出しのフィールドにFormat([売上計上],"○○○○")と記載されています。
これは関数と呼ばれるものです。エクセルに関数があるように、アクセスにも関数があります。
これは「2008/04」を「4月」と変更する関数を書いています。
他にもたくさん関数はありますが、それは関数編で書きたいと思います。


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